Página 3 dos artigos sobre organização na rotina de um escritório de advocacia, escritos por quem constrói o Adv3.
Escritório desorganizado é sempre desorganizado do mesmo jeito: a informação de um caso mora em quatro lugares e nenhum conta a história inteira. Estes textos tratam de abertura de processo, ficha do caso, documentos, arquivamento e o que fazer com o que chega por fora.
O sintoma clássico não é perder documento: é ter três versões dele. O contrato está no e-mail de quem fechou, a procuração assinada no WhatsApp do cliente, o andamento no sistema do tribunal e a combinação verbal na cabeça do sócio. Nenhum desses lugares está errado sozinho; o problema é não haver um que seja o oficial. Quando alguém sai de férias, a informação sai junto.
A saída não é comprar mais lugar para guardar, é decidir qual lugar manda. Os textos desta seção percorrem essa decisão em ordem: o que se registra na abertura do caso e o que pode esperar, como nomear documento para que ele seja achado por quem não o criou, quando arquivar sem perder acesso, e o que fazer com o que chega por canal informal, que é por onde entra a maior parte do que depois ninguém encontra.
Modelo mal feito carrega o erro de um caso para todos. O que vale padronizar nos modelos de documento no escritório, o que nunca, e como manter o acervo.
Cada bloco do número único do processo diz uma coisa. O que significam, o dígito verificador e por que o número digitado errado some do acompanhamento.
Arquivo grande, assinatura que falha, sistema fora do ar às 23h. O que preparar antes do peticionamento eletrônico e por que não protocolar no último dia.
A procuração ad judicia cobre o foro em geral; alguns atos exigem poder expresso. Quais são, o que conferir antes de peticionar e como guardar o original.
Ninguém tem uma semana livre para migrar. O roteiro de cinco dias para sair da planilha para um sistema jurídico, sem mutirão e sem migrar o acervo.
Pasta por cliente, por processo ou por área? O critério para organizar processos do escritório de advocacia e como sair da bagunça sem parar o trabalho.
Um escritório de advocacia sem papel não é escanear tudo. O que vale virar arquivo, o que fazer com o original e por que a pasta não resolve sozinha.