Arquivamento de processos encerrados: o que guardar e por quanto tempo
Organização · · 4 min de leitura · Equipe Adv3
No arquivamento de processos encerrados, guarde o que prova o que foi feito e o que foi combinado, contrato, procuração, peças, decisões e a prestação de contas final. O prazo de guarda não é um número mágico: é enquanto houver possibilidade de cobrança, revisão ou questionamento. Encerrar bem significa também tirar o caso das listas ativas, senão ele continua consumindo atenção que pertence aos casos vivos.
Processo encerrado não deixa de existir: ele muda de risco. Sai o risco de prazo e entra o de não conseguir provar, dois anos depois, o que foi feito e o que foi combinado. É disso que trata o arquivamento de processos encerrados.
O erro comum não é jogar fora. É deixar tudo como está, misturado com os casos vivos.
Arquivamento de processos encerrados: o que guardar
| O quê | Por quê |
|---|---|
| Contrato de honorários e aditivos | Prova o que foi combinado, inclusive percentuais |
| Procuração e substabelecimentos | Prova quem estava autorizado a quê |
| Peças e decisões principais | Reconstrói a história do caso sem o sistema do tribunal |
| Documentos entregues pelo cliente | Podem ser pedidos de volta |
| Prestação de contas final | É o que encerra a discussão sobre dinheiro |
| Comprovantes de despesa reembolsada | Sustentam a conta apresentada |
O que costuma poder sair: rascunho, cópia de cópia, versão intermediária de peça e material de apoio, desde que exista critério escrito, e não decisão caso a caso.
Por quanto tempo
Não existe número único, e desconfie de quem der um. A pergunta certa é a mesma de quanto tempo guardar documento: por quanto tempo isto ainda pode ser exigido de mim?
Três relógios costumam correr ao mesmo tempo:
- Prescricional, para eventual cobrança ou responsabilização;
- Fiscal, para comprovantes que interessam à contabilidade;
- Relacional, para o cliente que volta anos depois pedindo cópia.
Guardar tudo para sempre não é cautela: é adiar a decisão e acumular dado pessoal sem finalidade, o que a LGPD cobra do escritório: o que isso muda na rotina está em LGPD no escritório de advocacia.
Encerrar é também tirar da lista
Caso encerrado que continua aparecendo entre os ativos custa atenção todo dia: ele entra na conferência da semana, aparece na busca, engorda a lista de prazos que alguém confere.
Um encerramento completo tem quatro passos:
- Situação final registrada em uma frase, como terminou, e quando.
- Contas acertadas: honorário quitado ou registrado como perda, despesa reembolsada ou baixada.
- Documento devolvido ao cliente, quando for original dele.
- Marcado como encerrado, saindo das listas ativas sem sair da busca.
Arquivar é o que se faz depois de fechar direito; o roteiro anterior está em encerramento de caso.
O acervo morto não precisa ser migrado
Se você está organizando o escritório agora, a tentação é digitalizar dez anos de arquivo. Não faça: congele o passado e organize o que está vivo. Se um caso encerrado voltar a se mexer, ele entra naquele dia, e essa é a única evidência confiável de que ele precisava estar no sistema.
A pasta física, quando ela ainda faz sentido
Documento com valor próprio: procuração assinada, contrato original, título, continua merecendo guarda física, com local definido e uma regra simples: se alguém pedir o original amanhã, você sabe onde está?
Se a resposta for não, o problema não é digital nem físico: é de organização.
Perguntas frequentes
Posso descartar o processo físico depois de digitalizar?
Depende do documento. Cópia de peça e material de apoio, sim; papel com valor probatório próprio, como contrato assinado à mão e procuração, tem razões para ser guardado. O que resolve é ter o critério escrito, e não decidir caso a caso.
O cliente pode pedir os documentos dele de volta?
Pode, e é comum ao fim do caso. Por isso vale registrar na abertura o que foi entregue, e devolver com recibo, que encerra a discussão sobre o que ficou com quem.
Preciso guardar os e-mails e as conversas do caso?
O que registra decisão e combinação, sim: é o que responde "o que foi acertado?" anos depois. Conversa de rotina não precisa, e guardar tudo por inércia é o oposto de política de retenção.
Como excluir dados quando o prazo de guarda acabar?
Com processo definido: identificar o que venceu, registrar a exclusão e apagar das cópias também, inclusive backup e drive pessoal. Exclusão que deixa cópia solta em outro lugar não é exclusão.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3, encerrar um caso o tira das listas ativas sem tirá-lo da busca: contrato, documentos, valores e histórico continuam na mesma ficha, com data e versão. E a exportação integral permite manter a própria cópia do que precisa sobreviver ao próprio sistema.
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