Importar processos de planilha: o que o arquivo precisa ter, e o que ele não traz
Gestão · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Para importar processos de planilha, cada linha precisa dizer de quem é o caso (o CPF ou CNPJ do cliente), ter um título e, se for judicial, o número CNJ conferido. A planilha traz o cadastro do caso, e não a história dele: andamento, prazo em aberto, documento e honorário entram depois, cada um pelo seu caminho. E reenviar a mesma planilha pode duplicar o que não tem número.
A lista de casos está numa planilha: número, cliente, vara, uma coluna de "situação" que cada um preencheu de um jeito. Importar processos de planilha transforma aquilo em cadastro em minutos, desde que o arquivo diga com clareza duas coisas por linha: de quem é o caso e qual é o número dele.
O que a planilha precisa ter para importar processos
Uma linha por caso, uma coluna por dado. O mínimo que torna a linha útil é pequeno; o resto enriquece, e pode vir depois.
| Coluna | Para que serve | O cuidado |
|---|---|---|
| Cliente (CPF, CNPJ ou nome) | Ligar o caso à pessoa certa | Documento, sempre que houver |
| Título | Como o caso aparece nas listas | Curto e reconhecível: "Maria x Banco" |
| Número CNJ | Identificar o caso no tribunal | 20 dígitos, conferidos |
| Situação | Separar o ativo do arquivado | Usar os valores do modelo |
| Área, instância e polo do cliente | Filtrar e distribuir | Valores do modelo, não texto livre |
| Tribunal, vara e comarca | Saber onde o caso corre | Sigla do tribunal padronizada |
| Valor da causa | O número que se pede na ação | Sem "Rquot; e sem ponto de milhar |
| Data de distribuição | Idade do caso | DD/MM/AAAA ou célula de data |
| Parte contrária | Quem está do outro lado | Nome completo |
As duas primeiras linhas da tabela são as que decidem se a importação dá certo. Sem cliente, o caso fica órfão; sem título, ninguém o acha.
O vínculo com o cliente é a coluna mais importante
O caso sem dono é o defeito mais caro de uma importação, porque ele some das listas de quem procura pelo cliente. O vínculo mais seguro é o CPF ou CNPJ, que é igual em qualquer planilha. O nome funciona só quando está escrito exatamente como no cadastro: "Maria A. Souza" e "Maria Aparecida Souza" são, para a máquina, duas pessoas.
A ordem prática é cadastrar os clientes primeiro, como descreve importar clientes de planilha, e depois os casos que apontam para eles. Quando a ferramenta aceita os dois no mesmo arquivo, em abas separadas, a mesma regra vale dentro do arquivo.
O número CNJ tem dígito verificador
O número único do processo tem a estrutura NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.OOOO, definida pela Resolução CNJ 65/2008. O campo DD é um dígito verificador, calculado pelo algoritmo Módulo 97. Na prática: um dígito trocado na digitação produz um número com o tamanho certo que não existe em tribunal nenhum.
Nem toda importação confere esse cálculo. Se a sua conferir só a quantidade de dígitos, o número errado entra como se estivesse certo, e só aparece quando alguém tenta consultar. Vale conferir por amostragem, antes ou logo depois, numa consulta processual pelo número.
O que a planilha não traz
A planilha carrega o cadastro do caso, e não a história dele. Quatro coisas ficam de fora e precisam de caminho próprio:
- Andamentos. O histórico de movimentações vem do tribunal, e não de uma coluna.
- Prazos em aberto. Prazo que está correndo precisa estar na agenda no dia da implantação, e não depois. É a primeira onda de cadastrar processos antigos.
- Documentos. Petição, contrato e procuração entram nos arquivos do caso, e não na planilha.
- Honorários. O que o cliente deve e já pagou vai para o financeiro, lançamento por lançamento.
O segundo item é o que não pode esperar. Uma importação bem feita com um prazo esquecido é pior do que nenhuma importação.
Reenviar a planilha pode duplicar
É a surpresa da segunda tentativa. O cliente, que tem CPF, costuma ser reconhecido como já existente. O caso, não necessariamente: cada linha pode virar um cadastro novo. Com número CNJ, a ferramenta costuma recusar o repetido; sem número (consultivo, extrajudicial, caso ainda não distribuído), nada impede a cópia.
A regra que evita isso: depois da primeira importação, corrija e reenvie só as linhas que deram erro, e nunca a planilha inteira.
Ativo primeiro, arquivo morto depois (ou nunca)
Nem todo caso precisa atravessar. Os ativos entram na primeira semana; os encerrados entram quando alguém precisar deles, ou ficam na planilha antiga, guardada. O raciocínio completo está em sair da planilha para um sistema jurídico.
Perguntas frequentes
Posso importar processos sem número CNJ?
Pode, se a ferramenta aceitar. Caso consultivo e extrajudicial não têm número, e é justamente nele que o reenvio duplica.
A importação traz o andamento do tribunal?
Não. A planilha tem o cadastro; o andamento vem da consulta ao tribunal, pelo número, depois da importação.
E se o cliente da linha não estiver cadastrado?
A linha costuma voltar com erro. Cadastre o cliente, pela planilha ou à mão, e reenvie só aquela linha.
Qual formato de valor da causa usar?
Só o número, com vírgula ou ponto nos centavos e sem separador de milhar. "R$ 15.000,00" escrito como texto é o jeito mais fácil de a coluna inteira voltar com erro.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3, clientes e casos entram pela mesma tela de importação, em Ferramentas, num arquivo com as abas Clientes e Processos, e o modelo em Excel traz as colunas da tabela acima, mais classe e assunto, com os valores aceitos em cada uma. Cada caso se liga ao cliente pelo CPF ou CNPJ, ou pelo nome exato, e a linha sem cliente encontrado volta com erro, sem impedir as outras. O que ela não faz: confere só os 20 dígitos do número CNJ, e não o dígito verificador; não traz andamento, prazo, documento nem honorário; e cada linha vira um caso novo, então o número repetido é recusado e o caso sem número, reenviado, duplica.
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