Cadastrar processos antigos no sistema: por onde começar quando já há trezentos casos vivos
Organização · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Cadastrar processos antigos é a etapa em que a maior parte das implantações trava, porque o escritório tenta migrar tudo de uma vez e com histórico completo. O que funciona é o contrário: cadastrar primeiro o que tem prazo correndo, com o mínimo indispensável, e deixar o arquivo morto de fora. Histórico antigo não se digita, e sim se anexa, e só quando alguém precisar dele.
O sistema foi contratado, a equipe foi treinada e duas semanas depois ninguém usa. Quase sempre o motivo é o mesmo: alguém mandou cadastrar processos antigos, todos eles, antes de começar a usar.
Por que cadastrar processos antigos trava a implantação
Porque é trabalho puro, sem retorno imediato, feito por gente que já está ocupada. Digitar caso encerrado em 2019 não resolve problema nenhum de hoje, e a percepção que fica é de que o sistema deu trabalho e não entregou nada.
A saída é inverter a ordem: começar pelo que dói, e deixar o resto para nunca, se for o caso.
A ordem que funciona, em quatro ondas
| Onda | O que entra | Por que primeiro |
|---|---|---|
| 1 | Casos com prazo ou audiência nos próximos 60 dias | É o que o sistema evita perder já na primeira semana |
| 2 | Casos ativos, mesmo sem prazo marcado | Formam a carteira que se consulta todo dia |
| 3 | Casos com dinheiro em aberto | Honorário a receber e acordo em curso |
| 4 | Encerrados, só se houver motivo | Quase sempre não há |
A onda 1 costuma ser 10% da carteira e entrega 80% do valor. É ela que faz a equipe perceber que o sistema serve para alguma coisa, o que resolve a parte difícil descrita em implantar sistema jurídico na equipe.
O mínimo que cada processo precisa ter
Cinco campos, e nada além disso na primeira passada:
- Número único, que é a chave de tudo e permite a consulta processual depois.
- Cliente, ligado ao cadastro dele.
- Tribunal e vara.
- Responsável dentro do escritório.
- A próxima data, se houver.
O resto (valor da causa, partes contrárias, histórico, documentos) entra quando o caso for trabalhado. Cadastro perfeito de processo que ninguém abre é tempo gasto duas vezes.
Histórico antigo não se digita
É a decisão que mais economiza trabalho. O andamento de três anos já existe em dois lugares: no sistema do tribunal e nos documentos que você guardou. Redigitar aquilo não acrescenta nada, e consome semanas.
O que vale é anexar as peças relevantes quando o caso voltar a andar, e deixar a lista de movimentos onde ela já está. O critério do que guardar está em GED jurídico.
Quem faz o trabalho, e em quanto tempo
Duas escolhas ruins e uma boa. A ruim é dividir entre todos, porque cada um cadastra de um jeito e o padrão morre na primeira semana. A outra ruim é deixar para o advogado que já está com a agenda cheia, porque nunca vai acontecer.
A boa é concentrar em uma pessoa, com um padrão escrito de como preencher, e uma meta pequena por dia. Trinta processos por dia é cansativo e realista; a carteira inteira num fim de semana não é.
Se o acervo vem de outro sistema, a conversa é diferente, e o caminho está em migrar de sistema jurídico.
O que fazer com o arquivo morto
Deixe fora do sistema, e mantenha um índice do que existe e onde está. Processo encerrado tem prazo de guarda e regra de descarte, e digitalizar tudo aumenta risco sem trazer utilidade, pelo que está em arquivamento de processos encerrados.
A exceção é o caso encerrado com alguma coisa viva: acordo em parcelas, honorário a receber, bem a levantar. Esse não é arquivo morto, é acordo judicial parcelado ou dinheiro pendente, e precisa estar no sistema.
A conferência que evita o processo fantasma
Número digitado errado gera um caso que não existe, e ele só aparece quando alguém procura o verdadeiro. Duas conferências baratas resolvem:
- Consulte o número logo depois de cadastrar. Se a base pública não conhece, ou o número está errado, ou o caso corre em segredo.
- Compare a contagem com a sua lista antiga ao fim de cada onda. Divergência de dois ou três é normal; de trinta, significa lista errada em algum lugar.
Perguntas frequentes
Vale importar de uma planilha?
Se o sistema aceita, vale, e a planilha precisa estar limpa antes: uma linha por processo, número sem espaços, cliente escrito sempre igual. Importar bagunça é mais rápido e dá mais trabalho depois.
Cadastro pela metade é pior que nenhum?
Não, desde que o mínimo esteja lá. O que é pior que nenhum é cadastro com informação errada, especialmente data, porque ele produz confiança indevida.
Quanto tempo leva para a carteira inteira estar dentro?
Em escritório pequeno, semanas, se for feito em ondas. E o ponto é que ele não precisa estar inteiro dentro para servir: a partir da onda 1, o sistema já está resolvendo o que importa.
E os processos que estão só na cabeça de alguém?
São o motivo principal de fazer isso. Enquanto um caso existir apenas na memória de uma pessoa, o escritório tem um ponto único de falha, situação descrita em dependência de uma pessoa só.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 o processo é cadastrado com número CNJ, tribunal, vara, partes, responsável e vínculo com o cliente, e a agenda recebe prazos e audiências daquele caso. A consulta processual na tela Ferramentas ajuda a conferir o número logo depois de cadastrar. O que ele não faz é importar sua carteira sozinho nem puxar o histórico completo do tribunal: o cadastro inicial é trabalho de gente, e é por isso que vale fazer em ondas.
Todos os artigos · Adv3: software jurídico para escritórios de advocacia · Criar uma conta