Kanban de processos: o cartão é o caso ou a tarefa do caso?

Organização · 24 de setembro de 2026 · 6 min de leitura · Equipe Adv3

Kanban de processos costuma nascer como um quadro em que cada cartão é um caso, com colunas pelas fases do rito. Ele trava porque o processo passa meses na mesma fase e o quadro vira fotografia parada. O que se move em dias é a tarefa ligada ao caso, e é ela que dá ao quadro o que ele tem de útil: quem está com o quê, o que atrasou e o que falta fazer.

Quem monta um kanban de processos pela primeira vez quase sempre desenha a mesma coisa: uma coluna para cada fase do rito, um cartão para cada caso. Três semanas depois, ninguém abre o quadro. A tela não falhou por falta de disciplina: falhou porque o cartão escolhido é grande demais para se mover.

Kanban de processos: o que se coloca no cartão

A decisão que define o quadro vem antes das colunas. Existem dois desenhos possíveis, e eles respondem a perguntas diferentes:

A última linha é a que decide. A fase do caso já está registrada em outro lugar, nos andamentos que o tribunal publica, tema de movimentação processual. Um quadro que repete essa informação dá trabalho em dobro e não acrescenta nada. O quadro de tarefas mostra o que só ele sabe: quem do escritório está fazendo o quê, agora.

Por que o quadro por fase do rito trava

O processo passa semanas aguardando citação, meses aguardando perícia e às vezes anos aguardando julgamento de recurso. Nesse tempo, o cartão fica parado na mesma coluna, e um quadro em que nada se move deixa de ser olhado. É o sintoma que aparece primeiro.

O segundo é pior: o quadro por fase esconde o trabalho. "Instrução" não diz se a lista de testemunhas foi feita, se o cliente mandou os documentos ou se alguém preparou as perguntas. Três tarefas diferentes, com três donos possíveis, cabem no mesmo cartão parado, e nenhuma delas aparece.

O terceiro é de manutenção. Quando a carteira passa de algumas dezenas de casos, arrastar cada um a cada movimento vira tarefa própria, que ninguém assume. O quadro envelhece em silêncio, e a equipe volta a perguntar em voz alta o que já deveria estar na tela.

O que cada cartão precisa mostrar sem ser aberto

O valor de um quadro é a leitura de relance. Se for preciso clicar em cada cartão para saber o essencial, a tela virou uma lista com passos a mais. Seis informações cabem na frente do cartão:

1. O que fazer, com verbo. "Minutar réplica" em vez de "Réplica".
2. Quem faz. Um nome, e não um setor.
3. Até quando. A data combinada, destacada quando passou.
4. De qual caso. O processo vinculado, para ninguém precisar deduzir pelo título.
5. Quanto falta. O progresso do checklist de processo, quando a tarefa tem passos.
6. Prioridade. Um sinal discreto, que só informa se for usado com parcimônia.

Tudo além disso fica dentro do cartão: descrição, comentários, histórico.

Três colunas bastam para começar

A fazer, em andamento e concluída. O desenho mínimo parece pobre, e é exatamente por isso que funciona no primeiro mês: ninguém precisa decidir em qual das sete colunas o cartão deveria estar.

O método de montar colunas pelo estado real do trabalho, com coluna para o que aguarda terceiro e limite do que pode estar em andamento, é assunto de Kanban na advocacia. O que a tela acrescenta ao método é a disciplina da data: um cartão com prazo vencido aparece de outro jeito, e o quadro passa a dizer não só onde o trabalho está, mas se ele está atrasado.

Os filtros que fazem o quadro servir à equipe

Um quadro com o trabalho do escritório inteiro é útil para quem coordena e excessivo para quem executa. Três recortes resolvem:

• Só as minhas. Cada pessoa abre o dia pelo que é dela.
• Por responsável. Quem distribui enxerga a carga de cada um, o que conversa com distribuição de casos na equipe.
• Por prioridade. Para a semana em que tudo aperta.

Sem filtro, a pessoa rola a tela procurando o próprio nome, e a leitura de relance deixa de existir.

O que não vai para o quadro

O prazo processual. Ele tem data fatal, contagem própria e não pode depender de alguém arrastar um cartão. O prazo mora na agenda, como compromisso com responsável, e as tarefas que o preparam, minuta, revisão e protocolo, vão para o quadro com datas anteriores a ele. Como escolher essas datas está em tarefa com prazo interno.

Também ficam fora a audiência e a reunião, que têm hora e lugar, e o trabalho cancelado, que só polui a tela. A regra geral de o que é tarefa e o que é compromisso está em lista de tarefas do escritório.

Perguntas frequentes

Posso ter um kanban de processos por fase e outro de tarefas?

Pode, mas o de fases costuma morrer primeiro. A fase do caso já está nos andamentos; o que falta ao escritório é saber quem está fazendo o quê.

Quantos cartões uma pessoa deve ter em andamento?

Poucos. Quando a coluna de andamento de alguém passa de quatro ou cinco cartões, o problema é de distribuição, e não de esforço.

O cartão precisa estar ligado ao processo?

Precisa, sempre que a tarefa for de um caso. Sem o vínculo, o título carrega o número do processo e ninguém o digita igual duas vezes.

E o trabalho que não é de nenhum caso?

Entra no mesmo quadro, sem vínculo. Pagar uma conta, renovar um certificado e organizar o arquivo também são tarefas com dono e data.

Quadro ou lista?

São duas vistas dos mesmos dados. O quadro mostra estado e fluxo; a lista mostra prazo e dono em ordem. A equipe costuma usar as duas.

Como o Adv3 trata isso

No Adv3, o quadro é o das Tarefas, com três colunas fixas: a fazer, em andamento e concluída, e arrastar o cartão muda o status. O cartão mostra prioridade, data (em vermelho quando passa), processo vinculado, progresso do checklist, número de comentários e o responsável, e a tela filtra por responsável, prioridade e "minhas". A mesma base aparece em lista, onde ficam também as canceladas. O que ele não faz: não tem quadro de processos por fase, não deixa criar colunas no quadro de tarefas e não limita o trabalho em andamento. O prazo processual continua na agenda.

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