Extravio de original do cliente: o que fazer na primeira hora, e o que evita a segunda vez
Segurança · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
O extravio de original do cliente cria dois problemas ao mesmo tempo: o dano concreto, porque muitos documentos não se reemitem, e o disciplinar, porque o art. 34, XXII, do Estatuto da Advocacia trata como infração extraviar autos recebidos com vista ou em confiança. O que reduz o risco não é cuidado redobrado: é parar de guardar original que não precisava estar ali, e ter recibo de entrada e de devolução.
Uma certidão de nascimento antiga, um contrato assinado à mão, um laudo com carimbo original. O cliente entregou, alguém guardou em algum lugar e agora ninguém acha. O extravio de original do cliente costuma ser tratado como azar, quando quase sempre é consequência de uma decisão que ninguém tomou: a de guardar aquele papel.
O extravio de original do cliente tem dois efeitos, e o segundo é o disciplinar
O primeiro efeito é óbvio: falta a prova, e há documento que simplesmente não se reemite. O segundo pega quem não esperava. O art. 34, XXII, do Estatuto da Advocacia trata como infração disciplinar reter abusivamente ou extraviar autos recebidos com vista ou em confiança.
E há o lado civil. O art. 667 do Código Civil obriga o mandatário a aplicar toda a sua diligência habitual na execução do mandato e a indenizar prejuízo causado por culpa sua. O art. 629, sobre depósito, descreve o padrão de cuidado esperado de quem guarda coisa alheia: o mesmo que se tem com o que é próprio, com o dever de restituir.
Não é preciso má-fé para responder. Basta o documento sumir.
O que fazer na primeira hora
A ordem importa, e a tentação de esconder o problema é o que transforma um transtorno em conflito:
- Pare a busca em uma hora. Depois disso, procurar mais é adiar.
- Reconstitua o caminho: quem recebeu, quando, o que ficou registrado.
- Avise o cliente, antes de ele perguntar. É a diferença entre um erro e uma omissão.
- Levante a via alternativa: segunda via, certidão, cópia autenticada, cópia do próprio cliente, cópia no processo.
- Registre tudo no caso, incluindo o que foi feito. Sem isso, meses depois ninguém sabe se foi resolvido.
O passo 4 resolve mais do que parece. Boa parte do que se guarda tem via alternativa em cartório ou órgão emissor, e o problema real fica restrito ao punhado de documentos que não tem.
O que não devia estar guardado
A conversa mais útil não é sobre onde guardar melhor, é sobre parar de guardar. Um escritório que digitaliza e devolve na hora reduz o risco a quase zero, e o critério de o que fica é curto:
| Documento | Original precisa ficar? |
|---|---|
| Procuração e contrato de honorários assinados | Sim, é a prova do próprio serviço |
| Documento pessoal do cliente | Não, digitalize e devolva na hora |
| Certidão para instruir petição | Não, depois de juntada aos autos |
| Título com força executiva | Sim, enquanto for necessário exibi-lo |
| Comprovante de pagamento do cliente | Não, cópia resolve |
Esse critério é o mesmo do escritório de advocacia sem papel: o que existe em digital não precisa existir em pilha.
Recibo nos dois sentidos
Recibo de entrada é raro; recibo de devolução é mais raro ainda, e é o que protege o escritório meses depois, quando o cliente afirma que nunca recebeu nada de volta. Dois documentos de uma linha, com data, resolvem uma discussão que não tem outra prova.
É o passo que o encerramento de caso no escritório lista e que quase todo mundo pula: devolver original e registrar a devolução, na mesma semana.
Onde o original desaparece de verdade
Não é no arquivo. É no caminho até ele: a pasta que ficou no carro, o envelope em cima da mesa, o documento levado para a audiência e não devolvido, a gaveta de quem saiu de férias. Todo lugar sem dono vira lugar de sumiço.
O que resolve é banal e chato: um lugar só, com responsável, e o registro de quem tirou o quê. É a mesma disciplina de permissões e acesso da equipe, aplicada a papel em vez de arquivo digital.
O que dizer ao cliente
Sem rodeio, sem culpar terceiro e sem promessa de resultado. O que se comunica é o fato, o que já foi feito, qual é a alternativa e qual o prazo dela. Se houver custo para reemitir, o escritório assume, e isso deve ser dito na mesma conversa.
Contar depois é o que transforma um documento perdido em relação perdida, e a conversa difícil é sempre menor do que parece antes de acontecer.
Perguntas frequentes
Extraviar documento do cliente é infração disciplinar?
O art. 34, XXII, do Estatuto da Advocacia trata como infração reter abusivamente ou extraviar autos recebidos com vista ou em confiança. Fora dessa hipótese, o caso é de responsabilidade civil, avaliada pela diligência devida do mandatário.
O escritório precisa indenizar?
Depende do dano e da culpa. O art. 667 do Código Civil obriga o mandatário a indenizar prejuízo causado por culpa sua. Documento com via alternativa costuma gerar custo de reemissão; documento insubstituível é outra conversa.
Posso ficar com o original enquanto o caso corre?
Pode, quando o original é necessário. A pergunta melhor é se ele é necessário: na maior parte dos casos a cópia digitalizada resolve, e devolver na hora elimina o risco.
E se o documento sumiu com um estagiário ou terceirizado?
A responsabilidade perante o cliente continua sendo do escritório. Internamente, é sinal de que faltava registro de quem retirou o quê, e não de que faltou confiança.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 o documento digitalizado fica dentro do caso, com data de entrada e histórico, o que resolve a maior parte do problema antes dele existir: original que já está digitalizado pode voltar para o cliente no mesmo dia.
O que o Adv3 não faz: não controla papel. Não há registro de retirada física, não há etiqueta de arquivo, não há recibo de entrega impresso e o sistema não sabe onde a pasta está. Guarda física continua sendo processo de gente, e o que o sistema oferece é o motivo para ela encolher.