Quem vê o quê no escritório: permissões por papel
Segurança · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
O princípio é dar a cada pessoa o acesso de que ela precisa para trabalhar, e nada além. Na prática isso significa quatro papéis — sócio, advogado, secretaria e estagiário —, financeiro restrito, e revisão de acesso sempre que alguém entra, muda de função ou sai. O risco maior não é o acesso mal-intencionado: é o acesso esquecido, de quem saiu há meses e continua entrando.
Quase todo escritório pequeno começa com todo mundo vendo tudo. Não por decisão: por ser mais rápido.
Funciona enquanto a equipe cabe numa sala. Deixa de funcionar no dia em que entra um estagiário, sai uma secretária, ou um cliente pergunta quem teve acesso ao processo dele — e a resposta é "todo mundo".
O princípio, em uma frase
Cada pessoa acessa o que precisa para fazer o trabalho dela, e nada além.
Isso não é desconfiança, e a LGPD trata como obrigação: controlar quem acessa dado pessoal é a medida que mais reduz risco com menos esforço. Também é a que menos custa — não exige ferramenta nova, exige decisão.
E tem um efeito prático que ninguém espera: menos acesso deixa o trabalho mais fácil. Quem vê só os próprios casos não perde tempo filtrando o que não é dele.
Os quatro papéis que resolvem
| Papel | Precisa ver | Não precisa |
|---|---|---|
| Sócio | Tudo: casos, equipe, financeiro, configuração | — |
| Advogado | Os casos dele, agenda, prazos, documentos, clientes | Faturamento do escritório, dados da equipe |
| Secretaria | Agenda, atendimento, cadastro, cobrança do cliente | Estratégia do caso, resultado financeiro do escritório |
| Estagiário | Os casos em que atua, tarefas, documentos daqueles casos | Financeiro, dados de outros clientes, configuração |
Quatro papéis cobrem quase todo escritório pequeno. Estrutura mais elaborada que isso costuma ser complexidade que ninguém mantém.
O financeiro é o caso especial
É o acesso que mais precisa ser restrito e o que mais é dado por inércia.
Não é sigilo por vaidade: faturamento por cliente, honorário combinado e resultado do escritório são informações que mudam a relação dentro da equipe e que, vazadas, constrangem cliente. Uma coisa é a secretaria ver a cobrança daquele cliente para poder cobrar. Outra é ver quanto o escritório fatura.
Separar os dois é a divisão mais útil que existe: cobrança do caso é operação; resultado do escritório é gestão.
Os três momentos de revisar acesso
Quando alguém entra. Defina o papel antes do primeiro dia. Dar acesso total "por enquanto" produz o acesso que ninguém volta para reduzir.
Quando alguém muda de função. É o momento mais esquecido: o estagiário que virou advogado ganha acesso novo e mantém o antigo, e em dois anos ninguém sabe mais por que ele vê aquilo.
Quando alguém sai. No mesmo dia — não na semana seguinte. A lista é curta e precisa estar escrita antes de ser necessária:
- Revogar o acesso ao sistema.
- Reatribuir as tarefas e os prazos que eram dele, com dono novo.
- Trocar as senhas compartilhadas que ele conhecia.
- Encerrar o acesso ao e-mail e ao número de atendimento.
- Conferir a trilha de atividade dos últimos dias.
O item 4 é o que mais escapa quando o atendimento vive no celular pessoal: a pessoa sai com anos de conversa de cliente no aparelho, e não há acesso a revogar — só a conversa a perder.
Trilha de atividade: o complemento
Permissão define o que a pessoa pode fazer. A trilha registra o que ela fez.
As duas juntas resolvem o que nenhuma resolve sozinha: quem abriu aquele processo, quem alterou o valor do honorário, quem apagou o documento. Não é vigilância — é o que permite responder com precisão quando um cliente pergunta, e o que transforma discussão de memória em consulta a um registro.
Vale principalmente no cenário chato: alguém apagou algo por engano e ninguém lembra quem, quando nem o quê.
O erro que anula tudo
A senha compartilhada. Um login usado por três pessoas destrói de uma vez o controle de acesso e a trilha: não existe "quem fez", existe "alguém fez".
Costuma nascer de economia — um usuário a menos no plano — e custa exatamente o que se tentou evitar no primeiro incidente. Se o custo por usuário está pesando, o problema é o plano, não a solução.
Perguntas frequentes
Estagiário pode ver processo de cliente?
Pode ver os casos em que atua — é onde ele trabalha. O que não faz sentido é acesso ao acervo inteiro e ao financeiro. E vale lembrar que sigilo profissional alcança quem trabalha no escritório, não só o advogado.
Preciso disso sendo só eu e uma secretária?
Sim, e é barato: basta o financeiro do escritório ficar restrito. Com duas pessoas a divisão é simples, e ela já resolve o caso mais provável — o de a pessoa sair.
Como controlar acesso a documento específico?
Pela ficha do caso, não por pasta: quando o documento vive dentro do processo, quem tem acesso ao caso tem acesso ao documento, e a regra fica sendo uma só. Documento solto em drive é o que escapa de qualquer controle.
E os acessos a sistemas de tribunal?
Seguem o certificado digital de cada advogado e não se compartilham. O que o escritório controla é a informação que sai de lá para dentro do sistema dele — publicações, andamentos e documentos.
Trilha de atividade não gera clima ruim?
Costuma ser o contrário: quando existe registro, ninguém precisa ser acusado de memória. O clima ruim nasce da suspeita sem prova, não do log.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 o acesso é por papel — dono, advogado, secretaria e estagiário —, os dados de cada escritório são isolados por regra no próprio banco (não por filtro na tela), e existe trilha de quem fez o quê. Revogar o acesso de quem sai é uma ação só, e as tarefas dele podem ser reatribuídas sem retrabalho.