Senha compartilhada no escritório: o que ela custa no dia em que algo dá errado
Segurança · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Senha compartilhada é a conta única que a equipe inteira usa, e ela cobra em três momentos: quando alguém sai do escritório, quando é preciso saber quem fez uma alteração e quando um vazamento precisa ser explicado ao cliente. Sair disso não exige software novo: exige uma conta por pessoa, permissão por função e um lugar combinado para guardar as senhas que são mesmo do escritório.
A senha compartilhada é como toda banca pequena começa, e por um motivo razoável: é mais rápido. O custo aparece depois, sempre no pior dia possível.
Por que a senha compartilhada parece funcionar
Porque funciona, até o dia em que não funciona. Uma conta só evita convite, evita treinamento e evita a conversa sobre quem pode ver o quê. Em escritório de duas pessoas que confiam uma na outra, nada acontece durante anos.
O problema não é de confiança. É que a conta única apaga a informação de autoria, e essa informação só faz falta quando já é tarde.
Os três dias em que ela cobra
| Situação | Com conta compartilhada | Com conta por pessoa |
|---|---|---|
| Alguém sai do escritório | Trocar a senha e avisar todo mundo, inclusive quem ficou | Remover um acesso, e ninguém mais é afetado |
| "Quem alterou esse cadastro?" | Não há resposta possível | O registro diz |
| Vazamento para explicar ao cliente | Todos são suspeitos, e nenhum é | A investigação tem por onde começar |
A linha do meio é a que mais aparece no dia a dia: o processo com a data errada, o documento apagado, o valor trocado no contrato. Com login único, a conversa vira uma reunião constrangedora em que ninguém lembra, e o defeito se repete no mês seguinte.
O que a LGPD e o Estatuto cobram aqui
A LGPD exige medidas de segurança aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados, e conta compartilhada é o oposto de controle de acesso: qualquer pessoa com a senha é todo mundo. Já o art. 34, VII, do Estatuto da Advocacia trata a violação do sigilo profissional como infração disciplinar, e o sigilo não distingue entre o vazamento doloso e o que aconteceu porque o estagiário que saiu em março continuava entrando em julho.
Nenhuma das duas normas diz "não compartilhe senha" com essas palavras. As duas cobram o resultado que o compartilhamento impede.
Quatro passos para sair disso sem parar o escritório
- Uma conta por pessoa, começando pelas que existem. Não precisa ser tudo num dia: crie as contas reais e desative a genérica por último.
- Permissão por função, não por confiança. Estagiário não precisa ver o financeiro; quem atende no telefone não precisa apagar processo. A régua está em permissões por papel no escritório.
- Um cofre para as senhas que são do escritório. Certificado de tribunal, e-mail institucional e acesso bancário não cabem num arquivo do Word. A saída está em gerenciador de senhas.
- Um procedimento de desligamento, com a lista do que se revoga no dia em que alguém sai, descrito em saída de sócio de escritório de advocacia.
A exceção que não é exceção: o certificado digital
Empréstimo de token para protocolar é a forma mais cara de senha compartilhada, porque ali não se compartilha um acesso, e sim uma assinatura. Tudo o que for assinado é seu, e a discussão sobre quem apertou o botão não existe. O detalhe está em certificado digital para advogado.
O que fazer com as senhas que são mesmo coletivas
Algumas contas são do escritório e não de uma pessoa: o e-mail de contato, o perfil em diretório, o acesso ao provedor do site. Para essas, três regras bastam:
- Guardadas em cofre, com acesso concedido por pessoa e revogável.
- Trocadas quando alguém sai, sem exceção e sem discussão.
- Com um responsável nomeado, porque senha de todo mundo é senha de ninguém, situação descrita em dependência de uma pessoa só.
O que isso não resolve
Conta individual não impede que alguém autorizado copie o que tem direito de ver. Contra isso o que existe é limitar o que cada um enxerga, registrar o que acontece e combinar por escrito o que se leva embora ao sair. E não adianta separar os logins mantendo o mesmo computador destravado na recepção, com a tela aberta: o elo mais fraco continua sendo o físico, e o inventário do que se tranca está em LGPD no escritório de advocacia.
Perguntas frequentes
E se o sistema cobra por usuário? Compartilhar não é mais barato?
É mais barato e é o momento de fazer a conta inteira: um vazamento, uma multa ou um cliente perdido custam mais que a diferença de mensalidade. Se o custo por pessoa for o problema real, o modelo de cobrança pode ser o errado, e as alternativas estão em software jurídico por usuário.
Posso deixar o estagiário usar meu login para adiantar o trabalho?
Não. Além do risco de sigilo, tudo o que for feito ali é atribuído a você, inclusive o que der errado. Estagiário com conta própria e permissão limitada trabalha igual, e o escritório fica sabendo o que ele fez.
Trocar a senha de vez em quando resolve?
Reduz o prazo em que um acesso antigo continua valendo, e não resolve a autoria: no dia seguinte à troca, continua sendo a mesma conta na mão de várias pessoas.
Qual é o primeiro passo se hoje tudo é compartilhado?
Criar a sua conta e a de quem trabalha com você, e usar a conta genérica só para o que ainda não foi migrado. Em uma semana ela deixa de ser usada sozinha.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 cada pessoa entra com a conta dela, por convite, e o acesso é liberado por módulo: dá para deixar alguém com Clientes e Processos e sem Financeiro. A conta também é de uso individual por desenho, porque o sistema mantém um dispositivo ativo por login. O que ele não faz é relatório de auditoria por usuário dentro do escritório: o registro que existe é o de versões de documento e a lixeira, e a conferência do que foi alterado continua sendo por ali.
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