Software jurídico por usuário, por processo ou por escritório: a conta que muda tudo
Gestão · · 6 min de leitura · Equipe Adv3
Software jurídico por usuário cobra por pessoa com login, e é o modelo mais comum. Ele é o mais barato para quem trabalha sozinho e o mais caro para quem cresce, porque a conta sobe a cada contratação, inclusive de estagiário e secretária. Antes de comparar preços, descubra o que cada fornecedor chama de usuário, o que ele faz quando o escritório passa do limite de processos e quanto custaria a mesma equipe daqui a um ano.
Duas propostas com o mesmo preço na primeira linha podem custar o dobro uma da outra no fim do ano. Um software jurídico por usuário multiplica pela equipe, um por processo multiplica pela carteira, e a diferença quase nunca aparece no valor anunciado: está em o que aquele valor mede.
O que é um software jurídico por usuário
É o modelo em que o preço multiplica pelo número de pessoas com login. Um software jurídico por usuário a R$ 90 custa R$ 90 para quem trabalha sozinho e R$ 450 no dia em que cinco pessoas precisarem entrar: quatro advogados e a secretária que cadastra os processos.
O modelo é o mais comum do mercado de software em geral, e não é armadilha: ele é honesto com o custo de quem vende, porque cada pessoa a mais consome suporte, espaço e atendimento. O que produz surpresa é comparar um preço por usuário com um preço por escritório como se fossem a mesma grandeza.
Os três modelos, e o que cada um esconde
| Modelo | Como cobra | Fica caro quando | O que perguntar antes |
|---|---|---|---|
| Por usuário | Valor fixo por pessoa com login | A equipe cresce, inclusive com estagiário | Estagiário e secretária contam? E quem só consulta? |
| Por processo | Faixas de quantidade de casos ativos | A carteira cresce ou entra uma ação de massa | Processo arquivado continua contando? |
| Por escritório | Valor único, com teto de usuários no plano | Nunca, até bater o teto do plano | Qual é o teto, e quanto custa o plano seguinte? |
A coluna da direita é a que separa proposta de conversa de vendas. Nenhuma das três perguntas é respondida por tabela de preço nenhuma: elas se fazem por escrito, antes de assinar.
O erro de comparar preço de entrada
O preço de entrada mede o escritório que você é hoje, e o contrato vai durar o escritório que você será daqui a um ano. Faça a conta nos dois cenários, com papel:
- Hoje. Quantas pessoas precisam entrar no sistema, contando quem só consulta?
- Daqui a um ano. Se entrar mais um advogado e um estagiário, quanto vira?
- No pior mês. Se chegar uma carteira de 200 processos de uma vez, o modelo por processo muda de faixa?
O resultado costuma inverter o ranking das propostas, e é por isso que a comparação boa não é de preço, e sim de custo com a equipe inteira. A régua completa de como chegar a esse número está em quanto custa um software jurídico.
O que conta como usuário, e por que isso importa tanto
"Usuário" não tem definição de lei, e cada fornecedor usa a sua. As três definições que aparecem em contrato são bem diferentes entre si:
- Pessoa com login. A mais comum, e a que mais encarece: quem só consulta paga igual a quem trabalha o dia inteiro.
- Usuário ativo no mês. Cobra quem de fato entrou. Parece melhor, e transforma o custo em algo que você só descobre no fim do mês.
- Usuário simultâneo. Cinco pessoas podem ter login e só duas entrarem ao mesmo tempo. Sobrou de uma época em que software rodava em servidor próprio, e ainda aparece.
Se o escritório tem gente que só precisa olhar, vale perguntar se existe perfil de leitura, e quanto ele custa. A decisão de quem enxerga o quê é a mesma de permissões por papel no escritório, e deveria ser tomada antes da assinatura, não depois.
O cliente também não é usuário
Vale conferir uma linha específica do contrato: se o escritório dá acesso ao cliente para ele acompanhar o caso, aquele acesso conta como usuário pago? Em alguns fornecedores conta, e o custo do acompanhamento vira proporcional ao número de clientes, o que na prática desliga a função. É a diferença entre oferecer transparência e comprá-la por cabeça, e o assunto aparece inteiro em como está meu processo.
Quando o modelo por processo é o melhor
Ele existe por um motivo real: há escritório com uma pessoa só e três mil processos, e há escritório com oito pessoas e quarenta casos. Cobrar por usuário no primeiro é dar o produto de graça; cobrar por processo no segundo é a mesma coisa ao contrário.
O modelo por processo costuma valer a pena para operação de volume, e a pergunta que decide é sempre a mesma: processo arquivado continua contando? Em carteira de massa, a resposta muda a fatura em ordens de grandeza, e é o tipo de detalhe que só aparece quando o arquivo morto já cresceu. Quem trabalha assim encontra a operação descrita em gestão de processos em massa.
O que nenhum modelo resolve
Nenhuma forma de cobrança conserta um sistema que a equipe não usa. Se o cadastro não é alimentado, o escritório paga por usuário, por processo ou por assinatura para ter o mesmo dado espalhado de antes, agora com fatura. A decisão de adotar é de gente, e o caminho está em implantar sistema jurídico na equipe.
Perguntas frequentes
Estagiário precisa de login próprio?
Precisa, e por dois motivos: compartilhar um login apaga quem fez o quê, e o perfil de estagiário costuma ser o único jeito de limitar o que ele enxerga. O que não pode é dois humanos na mesma conta.
O preço por usuário é sempre mais caro?
Não. Para quem trabalha sozinho, costuma ser o mais barato que existe, porque você paga uma pessoa. Ele só fica caro a partir do momento em que a equipe cresce, e é aí que o modelo por escritório passa à frente.
Dá para começar com um usuário e crescer depois?
Em geral dá, e a pergunta útil é outra: quanto custa o usuário número dois e o número cinco, e se o plano muda de faixa no meio. Peça a tabela inteira, não só a linha do plano de entrada.
Vale negociar desconto anual?
Vale perguntar, e vale conferir o que se dá em troca. Desconto anual costuma vir com permanência mínima, e aí a pergunta deixa de ser de preço e passa a ser de fidelidade em software jurídico.
Como o Adv3 trata isso
O Adv3 cobra por escritório, com teto de usuários definido pelo plano: enquanto a equipe couber no teto, contratar mais uma pessoa não muda a fatura, e o acesso do cliente pelo portal não conta como usuário. Não há cobrança por processo nem por espaço consumido acima do limite do plano. O que ele não faz é adivinhar o tamanho certo para você: se a equipe passa do teto, o plano muda, e o valor do seguinte está na página de planos, não num orçamento fechado caso a caso.
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