Gerenciador de senhas no escritório: onde guardar o que a equipe inteira precisa acessar
Segurança · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Um gerenciador de senhas é o cofre em que o escritório guarda os acessos que não são de uma pessoa só: e-mail institucional, provedor do site, perfis em diretórios e contas de tribunal que não exigem certificado. Ele resolve dois problemas de uma vez, o de conceder acesso sem revelar a senha e o de revogar no dia em que alguém sai. O que não entra nele é o certificado digital, que é assinatura e não senha.
Toda banca tem um arquivo com senhas em algum lugar: uma aba da planilha, um bloco de notas no celular, um papel na gaveta. Ele funciona até o dia do desligamento, e é aí que um gerenciador de senhas deixa de ser luxo: nesse dia ninguém sabe o que precisa ser trocado.
Para que serve um gerenciador de senhas
Ele guarda credenciais cifradas atrás de uma senha mestra, preenche o login sozinho e, no uso de escritório, faz a parte que a planilha nunca fez: conceder acesso a uma pessoa específica, e retirar depois, sem que a senha em si precise ser vista ou trocada.
É a diferença entre dizer a senha e emprestar a chave. A planilha diz; o cofre empresta.
O que colocar dentro, e o que não
| Guarde no cofre | Não guarde ali |
|---|---|
| E-mail institucional e domínio do site | Certificado digital, que é dispositivo ou arquivo assinante |
| Acesso ao provedor de hospedagem | A senha mestra do próprio cofre |
| Perfis em diretórios e redes do escritório | Documento de cliente, que tem lugar próprio no acervo |
| Contas de sistema que não exigem certificado | Códigos de recuperação do cofre, que vão em papel |
O certificado digital é a linha mais importante da coluna da direita. Ele não é uma senha: é a sua assinatura, pessoal e intransferível, e o motivo está em certificado digital para advogado.
Como escolher, em três critérios
- Compartilhamento por pessoa, não por senha. Se a única forma de dar acesso é revelar a credencial, o cofre resolve organização e não resolve segurança.
- Revogação imediata. Tirar uma pessoa precisa ser um clique, e o acesso dela precisa morrer na hora.
- Recuperação previsível. Descubra hoje o que acontece se você esquecer a senha mestra. Em cofres bem feitos a resposta é desconfortável: ninguém recupera, e é por isso que existem os códigos de emergência.
Preço não costuma ser o critério decisivo: a diferença entre as opções pagas cabe no orçamento de qualquer escritório, e entra na conta descrita em custo fixo do escritório.
A senha mestra e o segundo fator
O cofre concentra risco, e isso é deliberado: em vez de trinta senhas fracas espalhadas, uma forte e protegida. Duas providências tornam a concentração segura:
- Senha mestra longa, de preferência uma frase, e usada em nada mais.
- Segundo fator ligado no cofre, sempre, pelo que está em autenticação em dois fatores.
O dia do desligamento, que é onde tudo se paga
Com planilha, desligar alguém é trocar todas as senhas que aquela pessoa viu, avisar a equipe e conviver com a que alguém esqueceu de trocar. Na prática, quase ninguém faz, e o acesso antigo continua valendo por meses.
Com cofre, é remover a pessoa: as credenciais continuam as mesmas e param de estar ao alcance dela. Vale trocar mesmo assim as mais críticas, e a diferença é que a proteção não depende mais da lembrança de ninguém. O procedimento completo de saída está em saída de sócio de escritório de advocacia.
Isso não substitui conta individual
Cofre é para credencial que é do escritório. Onde cada pessoa pode ter a conta dela, o certo continua sendo uma conta por pessoa, com permissão por função: o cofre não pode virar a desculpa para manter um login único no sistema principal, pelo que está em senha compartilhada e em permissões por papel no escritório.
Como migrar sem parar o escritório
Uma semana, em três movimentos:
- Liste o que existe. Toda conta que o escritório usa, incluindo as que só uma pessoa conhece. Essa lista sozinha já revela o risco de dependência de uma pessoa só.
- Cadastre e troque. Ao colocar no cofre, troque a senha: a antiga já circulou.
- Apague a planilha, inclusive as cópias antigas e o print no celular de alguém.
Perguntas frequentes
O cofre do navegador serve?
Para uso pessoal, ajuda. Para escritório, falta o essencial: conceder e revogar acesso por pessoa, com registro. E a credencial fica presa ao perfil do navegador de quem salvou.
E se o serviço de cofre for invadido?
Os cofres sérios guardam o conteúdo cifrado com uma chave derivada da sua senha mestra, que eles não têm. Por isso a senha mestra forte e o segundo fator não são detalhe: são o que sustenta essa arquitetura.
Posso guardar a senha do banco lá?
Pode, e vale combinar quem tem acesso a essa pasta. Movimentação financeira costuma exigir mais de uma pessoa autorizada, e o cofre permite separar quem vê o quê.
Preciso disso se trabalho sozinho?
Ajuda, por outro motivo: substitui senhas repetidas por senhas únicas e guarda os códigos de recuperação em um lugar que você vai achar. O ganho de compartilhamento é que só aparece com equipe.
Como o Adv3 trata isso
O Adv3 não é um cofre de senhas e não guarda credencial de tribunal, banco ou e-mail pessoal: o que ele faz é reduzir a quantidade de acessos avulsos que o escritório precisa distribuir, porque cliente, processo, documento, agenda e financeiro ficam num lugar só, com convite por pessoa e permissão por módulo. Para a conexão da caixa de e-mail do escritório, a senha é guardada cifrada e usada só para aquela conexão.
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