Custo fixo do escritório de advocacia: a lista que quase ninguém tem completa
Financeiro · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
O custo fixo do escritório é tudo o que sai todo mês independente de entrar honorário, e a maior parte das bancas subestima esse número porque esquece as despesas anuais: anuidade da OAB, certificado digital, contador, seguro e renovação de domínio. Some tudo, divida o que é anual por doze e você terá o valor mínimo que precisa entrar por mês para o escritório continuar aberto.
A pergunta parece de contabilidade e é de sobrevivência: quanto precisa entrar por mês para o escritório não fechar? O custo fixo do escritório responde isso, e quase todo advogado o estima de cabeça, para baixo.
O que entra no custo fixo do escritório
Custo fixo é o que sai mesmo no mês em que nenhum cliente paga. Ele não inclui despesa de processo, que é reembolsável e tem tratamento próprio em custas e despesas reembolsáveis, nem o que varia com a produção.
| Grupo | Itens que costumam ser lembrados | Itens que costumam ser esquecidos |
|---|---|---|
| Espaço | Aluguel, condomínio, energia, internet | IPTU, manutenção, café e limpeza |
| Pessoas | Salário, pró-labore | Encargos, 13º, férias, vale |
| Profissional | Anuidade da OAB | Certificado digital, cursos obrigatórios |
| Serviços | Contador, sistema jurídico | Domínio, hospedagem do site, telefone |
| Proteção | Nenhum | Seguro de responsabilidade civil |
A coluna da direita é a que derruba a conta de cabeça. Nenhum daqueles itens é grande sozinho, e somados costumam representar uma parcela relevante do mês.
A conta que faltava: dividir o anual por doze
Anuidade, seguro, certificado e contabilidade anual chegam de uma vez e são tratados como imprevisto, mesmo tendo data certa todo ano. Faça o contrário:
- Liste tudo o que é anual com o valor do ano passado.
- Divida por doze e trate como despesa mensal.
- Guarde a parcela, ou pelo menos registre a obrigação futura.
Feito isso, janeiro deixa de ser o mês em que o escritório quebra, que é o efeito de a anuidade e o contador anual caírem juntos no começo do ano.
O número que você quer é o ponto de equilíbrio
Custo fixo somado, dividido pelo número de dias úteis, dá quanto o escritório gasta por dia aberto. Comparado com o honorário médio de um caso, esse número responde perguntas que a intuição erra:
- Quantos casos por mês pagam a estrutura?
- Um cliente que atrasa três meses custa quanto?
- Contratar mais uma pessoa exige quantos casos novos?
- Dá para recusar um caso ruim sem apertar o mês?
A última é a que muda o comportamento. Escritório que não conhece o próprio custo aceita causa com honorário abaixo do trabalho, porque qualquer entrada parece melhor que nenhuma, e é assim que se passa um ano ocupado e sem sobra. Quem tem o número na mão sabe exatamente quanto vale dizer não, e a lista do que pesa nessa decisão está em quando recusar uma causa.
É o mesmo raciocínio de como definir o preço dos seus serviços: sem o custo da estrutura, o preço vira chute com cara de estratégia.
O erro de misturar a conta pessoal com a do escritório
Enquanto a mesma conta bancária paga o aluguel da sala e o supermercado de casa, não existe custo fixo do escritório: existe um extrato. A separação é a primeira providência, e ela é mais contábil que jurídica, tratada em pró-labore na advocacia e em declaração de imposto de renda do advogado.
O custo fixo cresce sozinho, e por dois caminhos
O primeiro é o reajuste anual de aluguel, sistema e salário. O segundo é mais silencioso: assinatura contratada para um teste e nunca cancelada, ferramenta que ficou depois que a equipe parou de usar, plano que subiu de faixa e ninguém percebeu.
Uma revisão por ano da lista inteira resolve, e ela costuma se pagar na primeira rodada. O bom momento é quando algum contrato vence, e a conversa sobre permanência mínima está em fidelidade em software jurídico.
Onde cortar, e onde não
Cortar seguro de responsabilidade civil, contador e certificado digital é trocar despesa por risco, e os três são baratos perto do que evitam. O que vale revisar é espaço subutilizado, assinatura repetida e serviço que existe porque um dia alguém achou que ia usar.
Escritório que trabalha remoto costuma achar o maior corte no espaço, e o que muda na rotina está em escritório de advocacia remoto.
Perguntas frequentes
Pró-labore é custo fixo?
É, e precisa entrar na conta com o valor real. Escritório que não paga pró-labore não tem custo baixo: tem um custo escondido, que aparece quando o sócio precisa de dinheiro e tira do caixa.
E o imposto?
Imposto varia com o faturamento, então não é fixo. O que é fixo é a contabilidade que apura, e ela entra na lista. O regime e o que muda em cada um estão em Simples Nacional para advogados.
Com que frequência devo refazer essa conta?
Uma vez por ano, e sempre que entrar alguém na equipe ou mudar a sala. Fora isso, acompanhar o mês pelo fluxo de caixa do escritório basta.
Sistema jurídico é custo fixo ou investimento?
Do ponto de vista do caixa, é custo fixo: entra na lista, com valor mensal. A comparação de quanto isso costuma pesar está em quanto custa um software jurídico.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 a despesa do escritório é lançada no Financeiro com categoria, vencimento e comprovante, e o que se repete todo mês nasce sozinho de um lançamento recorrente: aluguel, contador, sistema e salário não precisam ser digitados doze vezes. A tela soma o período e mostra a série mês a mês. O que ele não faz é apurar imposto, emitir guia ou substituir a contabilidade, e não faz conciliação automática de extrato bancário: a baixa de cada lançamento é dada por uma pessoa.
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