Autenticação em dois fatores no escritório: por onde começar e o que fazer quando o celular some
Segurança · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
A autenticação em dois fatores exige, além da senha, um segundo elemento que só você tem, quase sempre um código de seis dígitos gerado no celular. Ela é a defesa mais barata contra senha vazada e contra golpe por e-mail, e vale mais no e-mail do escritório do que em qualquer outro lugar: é por ele que se recupera todo o resto. Antes de ligar, guarde os códigos de recuperação, porque é o celular perdido que costuma trancar o advogado do lado de fora.
Senha boa não é mais suficiente, e não é por culpa de quem escolheu a senha: ela vaza em serviços de terceiros, aparece em lista vendida e é testada por robô no seu e-mail. A autenticação em dois fatores existe para que o vazamento não baste.
O que é autenticação em dois fatores
É pedir duas provas diferentes para entrar: algo que você sabe, a senha, e algo que você tem, o celular com um aplicativo autenticador ou uma chave física. Quem descobrir a senha continua parado na segunda porta.
O nome aparece de várias formas na tela: verificação em duas etapas, 2FA, MFA, autenticação multifator. Para o uso do escritório, são a mesma coisa.
Qual tipo usar, e qual evitar
| Tipo | Como funciona | Onde ele falha |
|---|---|---|
| Aplicativo autenticador | Código de seis dígitos que muda a cada 30 segundos | Perder o celular sem ter os códigos de recuperação |
| Chave física | Um dispositivo USB que você encosta ou conecta | Custa dinheiro e também pode ser perdida |
| SMS | Código enviado por mensagem | Golpe de portabilidade do número, o mais comum no Brasil |
| Código enviado para outra caixa | Se o e-mail for a conta invadida, protege nada |
A recomendação prática: aplicativo autenticador em tudo o que aceitar, SMS só quando não houver outra opção. SMS com proteção é melhor que senha sozinha, e é o elo mais fraco da lista.
Por onde começar, na ordem que importa
- O e-mail do escritório. É a chave mestra: quem entra nele redefine a senha de todo o resto. A escolha entre caixa profissional e endereço pessoal está em e-mail profissional do advogado.
- O sistema onde estão clientes e processos, porque é onde mora o dado do cliente.
- O banco e o que movimenta dinheiro, incluindo o que emite cobrança.
- As redes sociais do escritório, que é por onde o golpe se espalha para os seus contatos.
Não precisa ser tudo no mesmo dia. Precisa ser nessa ordem, porque o item 1 protege todos os outros.
Os códigos de recuperação: guarde antes de precisar
Ao ligar o segundo fator, o serviço mostra uma lista de códigos de uso único. Aquela tela aparece uma vez, e é ela que resolve o dia em que o celular cair na água.
Imprima e guarde em lugar físico seguro, ou salve em um cofre de senhas. O que não funciona é guardar dentro do próprio serviço protegido, que é o erro que transforma o segundo fator em uma tranca com a chave do lado de dentro. O lugar certo está descrito em gerenciador de senhas.
O que fazer quando o celular some
Na ordem, e sem pânico:
- Use um código de recuperação para entrar e desvincular o aparelho antigo.
- Refaça o segundo fator no aparelho novo, gerando novos códigos.
- Se o celular foi roubado, trate como incidente: troque as senhas das contas que ficaram abertas nele e avise quem precisa saber. O caminho está em computador pessoal no trabalho do escritório.
Quem não guardou código de recuperação depende do suporte de cada serviço, e o prazo varia de horas a semanas. É o custo de pular a etapa anterior.
Por que isso importa mais em escritório de advocacia
Porque o que está atrás da senha é sigilo profissional. Um acesso indevido ao e-mail expõe conversa com cliente, estratégia de caso e documento que não é seu, e a violação de sigilo é tratada como infração disciplinar no art. 34, VII, do Estatuto da Advocacia, independente de ter havido descuido ou má-fé.
Há também o lado do golpe: conta de advogado invadida vira pedido de depósito enviado para os clientes, com o histórico real da conversa. É o cenário descrito em golpe do Pix no escritório, e o segundo fator é o que o torna difícil.
O que ele não resolve
O segundo fator protege o acesso, e não o que acontece depois dele. Ele não impede que alguém autorizado copie o que pode ver, não protege documento enviado por engano para o contato errado e não substitui conta individual: em login compartilhado, o código chega no celular de uma pessoa e a conta continua sendo de cinco, situação descrita em senha compartilhada.
Perguntas frequentes
Dois fatores atrasa muito o dia a dia?
Pouco. A maioria dos serviços pede o código uma vez por dispositivo confiável, não a cada acesso. O custo real é de segundos por semana.
Posso usar o mesmo aplicativo autenticador para todas as contas?
Pode, e é o uso normal. Ele guarda vários códigos ao mesmo tempo. O cuidado é o de sempre: códigos de recuperação guardados fora do celular.
E se a equipe inteira precisa entrar na mesma conta de rede social?
O caminho é usar a ferramenta de acesso da própria plataforma, que permite conceder acesso a pessoas diferentes sem revelar a senha, e não distribuir o código do segundo fator por WhatsApp.
Devo exigir dois fatores de toda a equipe?
Exigir de quem acessa dado de cliente é razoável, e a implantação funciona melhor com uma conversa curta e ajuda para ligar do que com uma regra por e-mail. O roteiro de adoção está em implantar sistema jurídico na equipe.
Como o Adv3 trata isso
O Adv3 oferece autenticação em dois fatores por aplicativo autenticador, ativada pela própria pessoa na tela de perfil, e a conta é de uso individual: o sistema mantém um dispositivo ativo por login. Para a conta de super administrador da plataforma, o segundo fator é obrigatório. O que ele não faz é obrigar o segundo fator de toda a equipe do escritório nem suportar chave física: a decisão de exigir continua sendo de quem administra o escritório.
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