Planilha de controle de prazos: modelo pronto para baixar, e o método por trás dele
Prazos · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Esta planilha de controle de prazos é gratuita, abre no Excel, no LibreOffice e no Google Sheets, e traz as treze colunas que decidem se o controle funciona: da data da publicação ao responsável nominado e à data do protocolo. Ela resolve bem o escritório de uma pessoa, e tem limites conhecidos, que este texto também descreve, porque planilha que ninguém confere não protege ninguém.
Antes de qualquer sistema, o que impede prazo perdido é uma lista que alguém olha todo dia. Esta planilha de controle de prazos é ela, pronta para usar.
Baixar a planilha de controle de prazos (CSV, abre no Excel e no Google Sheets)
O que vem na planilha de controle de prazos
Treze colunas, e cada uma existe por um motivo:
| Coluna | Por que ela está lá |
|---|---|
| Processo e Cliente | Para achar o caso sem abrir outro lugar |
| Tribunal e vara | Porque a regra muda conforme o rito |
| Ato a praticar | "Contestação" diz o que fazer; "prazo" não diz nada |
| Data da publicação | O ponto de partida da conferência |
| Início da contagem | Que não é a data em que você leu |
| Dias e Contagem | Porque nem todo prazo corre em dias úteis |
| Vencimento | A data que entra na fila |
| Responsável | Um nome, nunca "o escritório" |
| Situação | O filtro que produz a lista da semana |
| Protocolado em | O que encerra a linha |
| Observações | Prazo em dobro, suspensão, o que for exceção |
A coluna que mais falta nas planilhas improvisadas é a de início da contagem, separada da data da publicação. É ali que mora a maior parte dos erros, e a regra está em intimação eletrônica.
Como usar, em quatro regras
- Uma linha por prazo, não por processo. O mesmo caso gera muitos prazos, e eles vencem em datas diferentes.
- Responsável sempre preenchido. Prazo sem nome é prazo de ninguém, e essa é a causa mais comum de perda em escritório com duas ou mais pessoas.
- Filtre por situação e ordene por vencimento. Essa é a sua fila. Tudo o mais é enfeite.
- Só encerre a linha com a data do protocolo. Enquanto ela estiver vazia, o prazo está aberto, ainda que alguém tenha dito que já fez.
A contagem correta, com as armadilhas de feriado e suspensão, está em como contar prazo em dias úteis e em feriado forense e prazo. Quem litiga contra a Fazenda, o Ministério Público ou a Defensoria precisa lembrar do prazo em dobro.
O que a planilha faz bem
- Custa zero e começa hoje. Não depende de contratar nada.
- Cabe na cabeça de quem trabalha sozinho, com dez ou vinte prazos abertos.
- Mostra a semana em uma tela, que é o que a maior parte dos escritórios não tem.
- É sua. Sem fornecedor, sem exportação, sem dependência.
Para uma parte relevante dos escritórios brasileiros, isso já é melhor do que o que existe hoje, que costuma ser a memória de alguém somada a um caderno.
O que ela não faz, e isto é honesto
| Limite | Consequência |
|---|---|
| Não calcula prazo | A contagem continua sendo sua, linha por linha |
| Não recebe a publicação | Alguém precisa ler o diário e digitar |
| Não avisa ninguém | Ela só protege quem a abre todo dia |
| Não guarda documento | Peça e comprovante moram em outro lugar |
| Divergência silenciosa | Duas pessoas editando produzem duas verdades |
A terceira linha é a que cobra mais caro: planilha não interrompe o seu dia para lembrar de nada. Quem depende dela precisa de um horário fixo para abri-la, todo dia, sem exceção.
Quando ela deixa de servir
Três sinais, e qualquer um deles já basta:
- Duas pessoas precisam editar ao mesmo tempo, e a versão passa a divergir.
- Você confere o mesmo prazo em dois lugares porque não confia na anotação.
- Alguém saiu de férias e ninguém sabia o que estava com ele.
A partir daí, a saída é ter o prazo ligado ao processo, ao cliente e ao responsável, com a publicação chegando sozinha. O caminho dessa troca está em sair da planilha para um sistema jurídico, e o desenho do controle que substitui, em controle de prazos no escritório de advocacia.
O erro que nenhuma planilha conserta
Prazo que ninguém sabe que existe. Se a publicação não é acompanhada, a linha nunca é criada, e o controle está perfeito sobre o que ele conhece. É por isso que o acompanhamento das publicações vem antes da planilha, e ele está descrito em publicações e andamentos.
O segundo erro é achar que o prazo foi cumprido porque alguém disse que fez. Só a data do protocolo, com comprovante guardado, encerra o assunto, pelo que está em conferência antes de protocolar.
Perguntas frequentes
Posso usar esta planilha comercialmente?
Pode, inclusive dentro do seu escritório e com a sua equipe, sem citar a origem. Ela é um ponto de partida, não um produto.
Ela abre no Google Sheets?
Abre: é um arquivo CSV. No Sheets, use Arquivo e depois Importar; no Excel e no LibreOffice, basta abrir.
Por que não vem com fórmula de contagem?
Porque fórmula de dias úteis depende do calendário de feriados aplicável ao seu tribunal, e uma fórmula errada é pior que nenhuma: ela produz confiança indevida. A conferência da data continua sendo do advogado.
Serve para prazo administrativo?
Serve, e é para isso que existe a coluna Contagem: prazo de órgão administrativo costuma correr em dias corridos, com regra própria, como aparece em defesa administrativa tributária.
Como o Adv3 trata isso
O Adv3 faz o que a planilha não faz: a intimação chega pelo DJEN através da sua OAB, o prazo em dias úteis do CPC é calculado na hora e vira compromisso na agenda com responsável, ligado ao processo e ao cliente, com o comprovante guardado no caso. O que ele não faz é dispensar a sua conferência: a contagem exibida é conferida por gente antes de virar compromisso, e é assim que deve ser.
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