Lembrete de prazo: quantos avisos, para quem e em que canal
Prazos · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Lembrete de prazo funciona como uma escada curta: um aviso com folga para fazer o trabalho, um para revisar e um na véspera, dirigidos a quem responde pelo prazo e a um substituto. Mais do que isso vira ruído e acaba silenciado. O lembrete não conta o prazo nem corrige a data: ele só é tão bom quanto o lançamento que alguém fez, e por isso vem depois do controle, nunca no lugar dele.
Quase todo escritório que perdeu um prazo tinha algum lembrete de prazo configurado. O aviso tocou, alguém viu, e o dia seguiu. O problema raramente é a falta de aviso: é o aviso no momento errado, para a pessoa errada, no meio de outros vinte que todo mundo aprendeu a ignorar.
Lembrete de prazo não é controle de prazo
O controle é a data certa, lançada com responsável e ligada ao processo. O lembrete é só o sinal de que essa data se aproxima. Se a data foi contada errado, o lembrete avisa, pontualmente, do dia errado.
Por isso a ordem importa: primeiro o prazo existe no lugar certo, com a contagem conferida, e só depois se decide quando avisar. O que um controle precisa ter para funcionar está em controle de prazos no escritório.
A escada de avisos
Um aviso só, na véspera, chega tarde para peça longa. Um aviso por dia, durante duas semanas, vira paisagem. O desenho que funciona é uma escada de poucos degraus, cada um com uma função:
| Quando | Para quê | Quem recebe |
|---|---|---|
| Com folga, conforme o tamanho da peça | Começar o trabalho | O responsável |
| Dois dias úteis antes | Revisar | O responsável e quem revisa |
| Véspera | Conferir o protocolo | O responsável e o substituto |
| No dia | Só se ainda estiver aberto | O responsável e quem coordena |
O primeiro degrau é o que mais muda de um prazo para outro: os cinco dias dos embargos de declaração no CPC não comportam aviso uma semana antes, e os quinze dias úteis de uma contestação comportam. As datas internas de cada etapa, minuta, revisão e protocolo, são assunto de prazo interno.
Para quem vai o aviso
Para o responsável, sempre. E para um substituto nomeado, a partir da véspera. Aviso que vai para a equipe inteira é aviso de ninguém: cada pessoa supõe que outra já cuidou.
O substituto existe para o dia em que o responsável adoece, viaja ou está em audiência o dia todo. Escritório em que só uma pessoa sabe de cada prazo vive o risco descrito em depender de uma pessoa só, e o lembrete é o lugar mais barato para começar a reduzi-lo.
Em que canal
O canal certo é o que a pessoa olha sem querer. Para a maioria, é a agenda do celular, e é por isso que o espelho do sistema no Google Agenda costuma resolver mais que qualquer e-mail. O cuidado é com o que aparece na tela bloqueada: nome do cliente e assunto do caso não devem ficar à vista de quem pega o aparelho, e o detalhe está em integração com Google Agenda.
E-mail funciona para quem vive na caixa de entrada, e falha para quem a abre uma vez por dia. Mensagem em grupo de WhatsApp da equipe mistura o prazo com o resto da conversa e some em minutos.
O cansaço de aviso
Quando tudo avisa, nada avisa. O sintoma é conhecido: a pessoa desliga as notificações da agenda porque recebe lembrete de reunião, de aniversário, de tarefa interna e de prazo com o mesmo som. E aí perde também o que importava.
Três regras seguram isso:
- Prazo avisa, tarefa aparece na lista. Tarefa interna não precisa de notificação no celular; ela precisa estar na lista de quem vai fazê-la.
- Poucos degraus. Quatro avisos por prazo é o teto razoável, e muitos prazos pedem menos.
- Nada de aviso duplicado. Se o sistema e a agenda avisam a mesma coisa, escolha um.
O que o lembrete não resolve
- A contagem. Feriado local, suspensão do tribunal e indisponibilidade do sistema mudam a data, como descreve feriado forense e prazo. O lembrete não sabe de nada disso.
- A publicação que não chegou. Prazo que nunca foi lançado não tem lembrete.
- O cliente. Avisar o cliente da audiência é outro assunto, com outro canal, tratado em lembrete de audiência.
Perguntas frequentes
Quantos dias antes devo ser avisado do prazo?
Depende da peça. O primeiro aviso precisa dar tempo de fazer o trabalho, e o último, de conferir o protocolo. Na véspera, só dá para conferir.
Vale colocar lembrete no último dia?
Como rede de segurança, sim, e dirigido também a quem coordena. Como aviso principal, não: no último dia não há margem para imprevisto.
O lembrete deve ir para o cliente também?
O do prazo, não: prazo é trabalho do escritório. O que vai para o cliente é o pedido de documento, com a data em que ele precisa chegar.
Lembrete por e-mail ou pelo celular?
Pelo canal que a pessoa olha sem querer. Para a maioria, é a agenda do celular.
Quem deve receber o lembrete quando o responsável está de férias?
O substituto nomeado antes da saída. O melhor momento para trocar o responsável é quando as férias são marcadas, e não na véspera do prazo.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3, o prazo é um compromisso na agenda, ligado ao processo e ao cliente, e o painel inicial mostra os compromissos de hoje, os dos próximos sete dias e os atrasados. Com o espelho no Google Agenda ligado, o compromisso vai para a agenda do Google, e o aviso no celular é o que cada um configurar lá. O que ele não faz: não envia lembrete de prazo por e-mail nem por WhatsApp para a equipe, e não monta a escada de avisos por você.
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