Lembrete de audiência: como reduzir a falta do cliente sem virar cobrador
Atendimento · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
O lembrete de audiência existe porque a falta do cliente tem consequência processual concreta, do arquivamento no juizado à confissão quanto à matéria de fato na Justiça do Trabalho. A régua que funciona tem três toques: na marcação, uma semana antes e na véspera, sempre com data, hora, endereço ou link, e o que levar. O que mais reduz falta não é o aviso: é a confirmação ativa, com o cliente respondendo que vai.
A audiência foi marcada há quatro meses, o cliente confirmou na época e não apareceu. O prejuízo não é o deslocamento: é o que a ausência dele produz no processo, e é por isso que o lembrete de audiência é rotina de escritório, não gentileza.
Por que o lembrete de audiência não é gentileza
Porque a ausência tem efeito, e ele varia conforme o rito. No juizado especial, a falta do autor leva à extinção do processo, com condenação em custas. Na Justiça do Trabalho, a ausência do reclamante importa arquivamento, e a do reclamado gera revelia e confissão quanto à matéria de fato. No processo civil, faltar à audiência de conciliação sem justificativa é tratado como ato atentatório à dignidade da justiça, com multa prevista no CPC.
Nenhuma dessas consequências é do escritório, e todas viram problema dele. Os detalhes de cada rito estão em prazos no juizado especial, prazos no processo do trabalho e audiência de conciliação.
A régua de três toques
| Quando | O que dizer | Por que nessa hora |
|---|---|---|
| Na marcação | Data, hora, formato e endereço ou link | A informação chega enquanto o cliente lembra do caso |
| Uma semana antes | Confirmação, documentos e o que levar | Dá tempo de resolver transporte, folga e documento |
| Na véspera | Recado curto, com hora e local | É o que efetivamente traz a pessoa |
Mais que três toques vira incômodo. Menos que três, e o da véspera sozinho não resolve quem precisou pedir folga no trabalho.
O que precisa estar escrito no aviso
- Data e hora, com o dia da semana por extenso, que evita a confusão mais comum.
- Formato: presencial ou por vídeo. Se for virtual, o link e o aviso de testar antes, pelo que está em audiência virtual.
- Endereço completo, com fórum, andar e sala, e não só o nome do fórum.
- Documento com foto, sempre, e o que mais for necessário.
- Quem encontrar ao chegar, e em que horário estar lá.
A confirmação ativa vale mais que o lembrete
Aviso enviado não é aviso lido. O que muda a taxa de comparecimento é pedir resposta: "confirma que você estará lá?" muda o comportamento porque cria compromisso explícito.
E a resposta tem valor operacional: cliente que não confirma até a véspera é o que precisa de telefonema, e não de mais uma mensagem. Quem sistematicamente não responde é assunto de outro texto, cliente que não responde.
Testemunha tem regra própria, e ela é do advogado
A intimação da testemunha arrolada cabe ao advogado, por carta com aviso de recebimento, e o comprovante precisa estar nos autos com antecedência mínima da audiência, sob pena de a inquirição ser considerada desistida. Não é lembrete: é ato processual com prazo, descrito em rol de testemunhas.
Avisar a testemunha por mensagem é bom senso, e não substitui a formalidade.
Onde registrar tudo isso
O lembrete vive junto do compromisso, não numa lista à parte. Três consequências práticas:
- A audiência é um compromisso de agenda, com data, hora e responsável, como descrito em agenda de audiências.
- O aviso enviado é registro de atendimento, e vale anotar quando e por onde saiu, pelo que está em registro de atendimento ao cliente.
- A confirmação do cliente também é registro, porque é ela que sustenta a conversa se ele faltar e disser que ninguém avisou.
O aviso também serve ao escritório
A régua de avisos tem um segundo efeito, menos óbvio e bastante útil: ela obriga alguém a olhar o caso três vezes antes da audiência. Na semana anterior é quando se percebe que falta um documento, que a testemunha não foi intimada ou que a procuração está sem poderes para transigir.
Em escritório com volume, esse olhar programado vale mais que o próprio lembrete, porque transforma a audiência de um evento que chega num evento que foi preparado, pelo que está em audiência virtual.
O que fazer quando o cliente faltou
Na hora, peça a justificativa por escrito e avalie o que o rito permite: em alguns casos há prazo curto para justificar a ausência e evitar a consequência. Depois, entenda o motivo real. Falta quase nunca é desinteresse: é trabalho que não liberou, transporte que não existia, medo de entrar num fórum. Saber qual foi muda o aviso da próxima audiência.
Perguntas frequentes
Posso avisar por WhatsApp?
Pode, e é o canal com maior chance de leitura. O cuidado é o de sempre com dado do caso em mensagem, e vale que o aviso saia do número do escritório, pelo que está em WhatsApp para advogados.
Preciso guardar prova de que avisei?
Não é exigência legal, e é prudência básica. A conversa registrada resolve a discussão sobre quem avisou quem, especialmente quando a falta tem consequência processual.
E se a audiência for remarcada?
O aviso de remarcação é o mais importante de todos, porque o cliente já tinha se organizado para a data antiga. Avise assim que souber, e confirme a leitura.
Vale avisar a parte contrária?
Não é sua função, e a intimação dela segue o processo. O que existe é a sua responsabilidade sobre o seu cliente e sobre as testemunhas que você arrolou.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 a audiência é um compromisso na agenda, com data, hora, responsável e vínculo com o processo e o cliente, e ela pode ser espelhada no Google Agenda, que é o que a maioria olha no celular. A conversa com o cliente fica no WhatsApp dentro do sistema, ligada ao caso, então o aviso enviado e a confirmação ficam registrados ali. O que ele não faz é disparar lembrete automático para o cliente numa régua programada: o envio continua sendo de uma pessoa.
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