Agenda de audiências: como não marcar duas no mesmo horário
Prazos · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Choque de audiência acontece quando existe mais de uma agenda: a do sistema, a do celular de cada advogado e a que ficou anotada no processo. A saída é uma agenda única, com o compromisso registrado no momento em que é designado, incluindo deslocamento e um substituto definido, e uma regra clara de quem pode marcar algo em nome de quem.
Audiência marcada em cima de outra é das poucas falhas que não dá para resolver com jeitinho: alguém vai faltar, e faltar tem consequência. O problema não é a audiência: é a agenda de audiências viver em mais de um lugar.
E quase nunca é distração. É que o compromisso foi para uma agenda que a outra pessoa não vê.
De onde vêm os choques na agenda de audiências
A agenda mora em vários lugares. Uma no sistema do escritório, uma no celular de cada advogado, uma anotada no processo. Nenhuma tem tudo.
O compromisso é registrado depois. A audiência é designada, alguém pretende anotar "quando chegar no escritório", e nesse intervalo outro compromisso ocupa o horário.
Ninguém contou o deslocamento. Duas audiências às 14h e 15h em fóruns diferentes não são conflito de agenda: são conflito de trânsito, e o efeito é o mesmo.
Não existe regra de quem marca. Se três pessoas podem marcar compromisso em nome do mesmo advogado, e cada uma olha um lugar, o choque é questão de tempo.
O que registrar em cada audiência
Não basta data e hora. O compromisso precisa carregar:
| Campo | Por quê |
|---|---|
| Processo e cliente | Para saber o que preparar e com quem falar |
| Aviso ao cliente | Porque a falta dele tem consequência processual |
| Agenda compartilhada | Para alguém cobrir quando o responsável faltar |
| Tipo de ato | Conciliação, instrução, una: muda a preparação e a duração |
| Local completo | Fórum, endereço e sala; virtual, o link |
| Quem comparece | Uma pessoa com nome, não "o escritório" |
| Bloco de deslocamento | O tempo de ir e voltar, reservado como se fosse compromisso |
| Substituto | Quem vai se o titular não puder |
O bloco de deslocamento é o item que mais evita choque na prática, e o mais esquecido.
A audiência entra na agenda no instante em que fica conhecida
A regra de ter uma agenda só vale aqui como em todo o escritório, e é lá que ela está explicada por inteiro. O que é próprio da audiência é o quando do registro, junto com as tarefas que ela dispara para trás, como o rol de testemunhas e o envio das cartas de intimação.
O compromisso deve nascer no momento em que fica conhecido: na leitura da publicação, na saída da audiência anterior, na ligação do cartório. Registrar depois é onde o intervalo de risco se abre: o mesmo intervalo que faz prazo se perder.
A audiência de conciliação do início do processo é o caso extremo disso: além da data da sessão, ela traz um prazo anterior, o do pedido de cancelamento, que vence dez dias antes.
Audiência tem um agravante que compromisso comum não tem: a data é escolhida por terceiro, chega pelo canal que estiver à mão e raramente vem com aviso. Quem anota depois está apostando que nada vai ocupar aquele horário no meio-tempo, e essa aposta é perdida com frequência suficiente para virar rotina de conflito.
Em escritório trabalhista, com audiência marcada pelo juízo o tempo todo, essa regra é o centro da operação, como mostra software para advogado trabalhista.
Quando o choque já aconteceu
Descobrir com antecedência ainda dá muitas saídas: redesignação, preposto, substabelecimento com reserva, advogado parceiro. Todas dependem de tempo, por isso a conferência da semana seguinte vale mais que a do dia.
Uma rotina simples: toda sexta, olhar a semana seguinte inteira, procurando choques, deslocamentos impossíveis e audiências sem responsável definido. Cinco minutos que evitam a ligação de emergência na terça.
Descobrir no dia é outra história: aí resta comunicar o juízo o quanto antes e providenciar quem compareça. Nunca simplesmente faltar.
Perguntas frequentes
Posso enviar outro advogado no meu lugar?
Sim, com substabelecimento, com ou sem reserva de poderes, conforme o caso. O que não funciona é combinar de véspera sem instrumento e sem quem conheça o processo: comparecer sem saber do caso costuma ser pior que remarcar.
O que fazer se não der para comparecer?
Comunicar o juízo o quanto antes, com justificativa e, quando possível, pedido de redesignação. O que agrava não é a impossibilidade: é a ausência sem aviso.
Vale integrar a agenda do escritório com a do celular?
Vale, com direção única. O desenho da integração, e o motivo de a sincronização nos dois sentidos acabar recriando duas agendas, estão em agenda jurídica.
Audiência virtual precisa do mesmo cuidado?
Precisa de mais em um ponto: o link. O checklist está em audiência virtual.
Precisa de mais, em um ponto: o link. Ele costuma vir na intimação e sumir depois. Guardar o link no próprio compromisso evita a corrida de dez minutos antes procurando onde ele estava.
Quanto tempo reservar entre audiências?
O suficiente para o deslocamento real mais atraso: audiência raramente começa na hora. Em fóruns diferentes na mesma cidade, o intervalo costuma precisar ser de horas, não de minutos.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3, a audiência é um compromisso ligado ao processo e ao cliente, e aparece na mesma agenda que todo mundo do escritório vê: com integração ao Google Agenda para quem prefere consultar pelo celular, sem que o celular vire uma segunda fonte de verdade. O Adv3 não manda lembrete da audiência: o aviso no celular é o que cada um configurar no Google.
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