Artigos sobre atendimento na rotina de um escritório de advocacia, escritos por quem constrói o Adv3.
O cliente não avalia a peça: avalia o silêncio. Estes textos tratam do primeiro contato, da triagem, do registro de cada conversa, do que fazer quando ele some e de como encerrar um caso sem deixar ponta solta.
A insatisfação que chega à OAB quase nunca começa em erro técnico. Começa em expectativa desencontrada: o cliente achou que o processo andaria em meses e ele anda em anos, achou que seria avisado a cada movimentação e só é avisado quando há decisão. Nada disso se resolve com mais esforço no atendimento, se resolve dizendo, na primeira conversa, o que vai acontecer e em que ritmo.
Por isso a seção começa na triagem, não na simpatia. Saber recusar um caso que o escritório não vai atender bem é atendimento; devolver o contato em 24 horas, mesmo que para dizer que não; registrar o que foi combinado onde a equipe inteira enxergue; e ter uma resposta pronta para o "como está meu processo?" que não custe meia hora de alguém toda vez. É a pergunta mais feita da advocacia, e a que mais consome equipe quando não tem um lugar próprio para ser respondida.
O link de acompanhamento do processo mostra ao cliente o andamento sem ele perguntar. O que ele exibe, a senha, a validade e como revogar o acesso.
O resumo de conversa do WhatsApp poupa ler cem mensagens para retomar um atendimento. O que ele lê, onde erra e por que não substitui o registro.
O histórico de WhatsApp do cliente some quando mora no celular de quem atendeu. Como ligar a conversa ao cadastro e levar ao caso o que importa.
A ata de reunião registra decisão, responsável e prazo, e é enviada a quem participou. É o que a gravação e o resumo automático não substituem.
Compartilhar documento com cliente por e-mail e WhatsApp cria cópias fora do escritório. O que muda com um acesso controlado, e o que continua igual.
Gravar reunião com cliente é lícito quando quem grava participa da conversa. O que muda é o aviso, o sigilo do arquivo e o uso que se faz dele.
O upload de documentos do cliente falha por pedido vago e por canal errado. Uma lista clara, um canal só e a conferência no mesmo dia resolvem.
A preparação do cliente para a audiência explica rito, documento e pena de confesso. Combinar versão é outra coisa, e o limite precisa ficar claro.
Caixa de entrada compartilhada evita o e-mail respondido duas vezes e o que ninguém viu. Como organizar, o que combinar e quando ela não é a resposta.
Chatbot jurídico tria e agenda, e não opina sobre o caso. O que ele pode responder, onde precisa passar para uma pessoa e o que a regra da OAB exige.
Escritório sem secretária pode atender bem, desde que o cliente saiba quando será respondido. O que automatizar, o que combinar e quando contratar.
Lembrete de audiência reduz a falta do cliente, que pode custar o processo. Quando avisar, o que escrever e o que confirmar antes do dia.