Termo de confidencialidade da equipe: o que incluir e o que ele não resolve
Segurança · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Termo de confidencialidade da equipe é o documento em que estagiários, funcionários e colaboradores se comprometem a guardar sigilo sobre o que conhecem no escritório. Ele reforça o dever de sigilo do Código de Ética (arts. 35 a 38) e do Estatuto (art. 34, VII) e ajuda a cumprir a exigência de medidas de segurança da LGPD (art. 46), mas não substitui controles de acesso nem garante que o sigilo será cumprido.
Quem entra no escritório passa a ter contato com processos, documentos e conversas de clientes. Estagiário, secretária, contador e prestador de tecnologia: todos veem partes do que o advogado tem o dever de proteger. O termo de confidencialidade da equipe é o documento que registra esse compromisso por escrito. Ele é útil, mas só funciona bem ao lado de outras medidas.
O que é termo de confidencialidade da equipe
É um documento assinado por quem trabalha no escritório, comprometendo-se a não divulgar nem usar para outro fim as informações a que tem acesso. Ele traduz, para quem não é advogado, um dever que a profissão já impõe ao advogado. O tema do sigilo em si está em sigilo profissional do advogado.
A base legal e ética
Os dispositivos que ajudam a fundamentar o termo:
| Fonte | O que diz |
|---|---|
| Estatuto da Advocacia, art. 34, VII | Constitui infração disciplinar violar, sem justa causa, sigilo profissional |
| Código de Ética (2015), art. 35 | O advogado tem o dever de guardar sigilo dos fatos de que tome conhecimento no exercício da profissão |
| Código de Ética, art. 36 | O sigilo é de ordem pública, independe de solicitação de reserva do cliente, e as comunicações entre advogado e cliente são presumidas confidenciais |
| Código de Ética, art. 37 | O sigilo cede em circunstâncias excepcionais que configurem justa causa, como grave ameaça ao direito à vida e à honra ou defesa própria |
| Código de Ética, art. 38 | O advogado não é obrigado a depor sobre fatos a cujo respeito deva guardar sigilo |
| LGPD, art. 46 | Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais |
Esses textos obrigam o advogado. O termo estende o compromisso a quem não é advogado, mas não transforma a equipe em sujeita às mesmas regras disciplinares. Por isso a redação do termo merece cuidado.
O que o termo deve conter
Um termo útil costuma ter estes pontos, a serem adaptados ao escritório e revisados por quem responde juridicamente por ele:
- Partes. Quem assina e o escritório.
- Objeto. O que é informação confidencial: dados de clientes, documentos, conversas, estratégias, senhas.
- Obrigações. Não divulgar, não copiar para fora do escritório, não usar para fim próprio, não compartilhar senhas.
- Uso de ferramentas. Regras para celular, WhatsApp, e-mail e armazenamento.
- Exceções. Situações de justa causa e dever legal de informar, para o termo não proibir o que a lei exige.
- Duração. Por quanto tempo o compromisso vale, inclusive depois de terminado o vínculo. Essa cláusula deve ser definida com orientação jurídica.
- Devolução ou eliminação. O que fazer com materiais e acessos ao fim do vínculo.
- Consequências. O que acontece em caso de descumprimento, em termos compatíveis com o vínculo.
- Assinatura. Com data e identificação, em via assinada ou eletrônica.
Este artigo não é um modelo pronto. Cada escritório tem estrutura, vínculo e risco diferentes.
O que o termo não resolve
O termo é uma declaração. Ele não impede que alguém copie um documento, nem controla quem acessa o quê. Alguns limites:
- Não substitui controle de acesso. Quem não precisa ver um processo não deve ter acesso a ele, tema de permissões e acesso da equipe.
- Não protege contra erro. Conversa enviada ao grupo errado ou arquivo compartilhado sem querer continuam acontecendo.
- Não substitui treinamento. A equipe precisa saber o que é confidencial na prática.
- Não dispensa medidas técnicas. O art. 46 da LGPD pede medidas de segurança, e o termo é só uma delas. O panorama está em LGPD no escritório de advocacia.
Quem assina
Idealmente, todo mundo que tenha acesso a informação de clientes: sócios, advogados associados, estagiários, administrativo e prestadores de serviço com acesso a dados. No caso de estudantes, o contexto está em estagiário no escritório de advocacia. Para prestadores externos, o contrato de serviço pode conter cláusula equivalente.
Quando assinar
O melhor momento é antes do primeiro acesso. Termo assinado depois de meses de acesso registra o compromisso, mas não apaga o que já circulou. Em quem já está na equipe, vale propor a assinatura em conjunto com uma conversa sobre as regras de sigilo.
Guardar e revisar
Guarde o termo junto com o dossiê da pessoa e revise-o quando mudar a rotina do escritório: novo sistema, nova forma de trabalho remoto, novas ferramentas. Um termo antigo que não menciona o WhatsApp ou o armazenamento em nuvem pode deixar lacunas.
Perguntas frequentes
O termo de confidencialidade é obrigatório?
Nenhum dos textos citados neste artigo o exige expressamente. Ele é uma medida de organização e prova, recomendada para reforçar o dever de sigilo e as medidas de segurança.
O termo substitui o controle de acesso?
Não. Ele registra o compromisso, mas quem acessa o quê deve ser limitado por permissões.
O sigilo tem exceções?
Sim. O art. 37 do Código de Ética prevê a justa causa, como a grave ameaça ao direito à vida e à honra ou a defesa própria.
Quem deve assinar?
Quem tiver acesso a informações dos clientes, incluindo estagiários, administrativo e prestadores com acesso a dados.
Como o Adv3 trata isso
O Adv3 permite ao titular definir quais módulos cada pessoa abre e, nos planos com gestão da equipe, restringir o advogado ao que é dele. O que ele não faz é redigir ou coletar a assinatura do termo, monitorar se a equipe cumpre o sigilo ou impedir cópia de arquivos baixados. A Aurora gera apenas rascunhos, e a redação do termo continua sendo de quem responde juridicamente pelo escritório.
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