Trello para advogados: até onde ele vai e onde ele quebra num escritório
Organização · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
O Trello para advogados funciona bem no que ele foi feito para fazer, que é mostrar em que etapa cada coisa está, e quebra em três pontos que importam num escritório: prazo processual, que precisa de contagem e responsável, sigilo, porque o cartão não distingue quem vê o quê, e histórico do caso, porque o cartão morre quando é arquivado. Ele é um bom começo e um mau destino final.
Quadro com colunas resolve a primeira dor de organização de qualquer escritório: enxergar o que está em que etapa. É por isso que o Trello para advogados aparece em tanta banca pequena. O problema aparece quando a advocacia cobra o resto.
O que o Trello para advogados faz bem
- Mostra a etapa. Onde está cada caso, cada documento, cada pendência, sem ninguém perguntar.
- É imediato. Começa a funcionar em quinze minutos, sem implantação.
- É flexível. Cada escritório monta o fluxo que quiser.
- É visual. A carga aparece: coluna cheia é problema visível.
O método por trás disso é bom, e ele não depende da ferramenta: o raciocínio de colunas e limites está em Kanban na advocacia.
Onde ele quebra
| Quebra | Por quê |
|---|---|
| Prazo processual | Data no cartão não é prazo calculado nem tem responsável formal |
| Sigilo | Quem vê o quadro vê tudo, e cartão arquivado continua acessível |
| Histórico do caso | O cartão sai do quadro e a história some com ele |
| Documento | Anexo sem versão, sem vínculo com cliente e processo |
| Cliente | Não existe cadastro, só o nome escrito no cartão |
A primeira linha é a que assusta. Prazo em advocacia precisa de contagem em dias úteis, de responsável nominado e de registro do cumprimento, o que está em controle de prazos no escritório de advocacia e em como contar prazo em dias úteis.
O problema de sigilo é concreto
Cartão de quadro não distingue papéis: quem tem acesso ao quadro vê nome de cliente, assunto do caso e, com frequência, documento anexado. Num escritório com estagiário, secretária e parceiros eventuais, isso é acesso amplo demais, com a régua de sigilo profissional do advogado e de permissões por papel no escritório.
Há também a questão de onde os dados ficam e do que o contrato do fornecedor diz, que é a mesma de qualquer ferramenta, tratada em contrato com fornecedor de tecnologia.
Quando o Trello ainda é a escolha certa
Três situações em que ele funciona bem e trocar seria exagero:
- Projeto interno do escritório, como implantar algo ou organizar um evento.
- Fluxo administrativo, tipo contratação, compras, rotina de escritório.
- Etapa visual complementar, ao lado do sistema, quando o quadro mostra o que o sistema não mostra visualmente.
O que não funciona é ele ser a fonte do prazo, do cliente e do documento, porque aí ele vira o segundo lugar onde tudo está, situação de sistemas duplicados.
O sinal de que chegou a hora de trocar
Não é o número de cartões. São três sintomas:
- Alguém conferiu um prazo no quadro e no sistema do tribunal, porque não confiava no cartão.
- Um caso mudou de responsável e a pessoa nova não entendeu o histórico pelo cartão.
- Um cliente pediu informação e ninguém achou a conversa nem o documento.
Os três dizem a mesma coisa: a informação que o escritório precisa não cabe num cartão.
A migração é mais simples do que parece
O que está no quadro costuma ser pouco: título, etapa e alguma anotação. Transferir isso para um sistema é trabalho de dias, não de meses, e o caminho é o mesmo de qualquer carga inicial, descrito em cadastrar processos antigos.
O que exige cuidado é o que está nos anexos: documento que só existe no cartão precisa ser guardado no acervo do caso antes de o quadro ser desligado, com o que está em GED jurídico.
Como usar sem criar o sistema paralelo
Se o quadro vai continuar existindo, vale definir o que ele mostra e o que ele não guarda. Um desenho que funciona: o cartão aponta para o caso no sistema, com o número do processo no título, e nunca recebe anexo nem detalhe de cliente.
Assim ele cumpre o papel visual sem virar fonte. Quando alguém precisa do prazo, do documento ou do histórico, o caminho é sempre o mesmo, e ninguém confere em dois lugares, situação descrita em sistemas duplicados.
O que acontece com o quadro quando o escritório cresce
Com três pessoas e trinta cartões ele é ótimo. Com seis pessoas e trezentos cartões, ele deixa de mostrar o que importa: colunas gigantes, cartões antigos que ninguém arquiva e a mesma informação escrita de quatro jeitos.
Nesse ponto o quadro não está falhando por ser ruim: ele está sendo usado para o que exige cadastro, responsável e histórico, que é outra ferramenta.
Perguntas frequentes
Trello é seguro para dados de cliente?
A ferramenta tem controles próprios, e o problema em escritório não costuma ser o fornecedor: é o acesso interno amplo e a ausência de separação por papel.
Dá para controlar prazo no Trello com automação?
Dá para criar lembretes, e não para calcular prazo em dias úteis com as regras processuais nem para registrar responsável de forma auditável.
E quadros gratuitos, valem para começar?
Valem, e vale saber que eles são começo. A troca acontece quando o escritório passa a depender do que o quadro não guarda.
Posso usar os dois?
Pode, com a regra de fonte única por tipo de dado: prazo, cliente e documento no sistema; fluxo visual no quadro, se ele ajudar.
Como o Adv3 trata isso
O Adv3 não é um quadro de cartões genérico: ele tem cliente, processo, prazo com responsável, documento com versões, conversas e financeiro ligados entre si, e o CRM com quadros que o escritório monta para acompanhar oportunidades, que é o uso em que o formato de colunas faz sentido. O que ele não faz é lista de tarefas em cartão: trabalho a fazer com data vira compromisso na agenda.
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