Abertura de processo no escritório: o checklist que evita retrabalho
Organização · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
A abertura de processo no escritório é o momento mais barato de registrar informação e o mais caro de pular. No dia em que o caso entra, precisam existir: partes com o papel de cada uma, número e vara, contrato de honorários com valores e vencimento, documentos entregues pelo cliente, o prazo ou providência imediata e uma frase de situação atual. Tudo que ficar para depois vira reconstrução de história.
O caso entra, alguém abre a pasta com o nome do cliente e começa a trabalhar. Um mês depois, ninguém sabe o que foi combinado de honorário, qual documento o cliente entregou e por que aquela parte está no polo passivo. É o que a abertura de processo no escritório existe para evitar.
Não foi desorganização: foi a abertura feita pela metade, no dia em que preencher parecia burocracia.
O checklist da abertura de processo no escritório
| Item | O que registrar | O que acontece se faltar |
|---|---|---|
| Partes | Quem é cliente, contra quem, e o papel de cada uma | Ninguém sabe quem é quem sem ler tudo |
| Número e vara | Ou a informação de que ainda não foi distribuído | Não dá para acompanhar publicação |
| Honorários | Valor, forma, vencimento e o que é reembolsável | Vira discussão quando o caso termina |
| Documentos | O que o cliente entregou, e o que ainda falta | O cliente é cobrado duas vezes pelo mesmo papel |
| Providência imediata | Prazo, protocolo ou diligência, com data e dono | O caso fica parado esperando alguém lembrar |
| Situação em uma frase | Onde o caso está, em português comum | Quem pegar amanhã reconstrói a história lendo tudo |
Os quatro primeiros quase sempre são preenchidos. O último é o que se deixa para depois, e é o único que não dá para reconstituir meses adiante sem reler o caso inteiro. Falta ali também o documento indispensável à propositura, cuja ausência abre o caminho descrito em indeferimento da petição inicial.
Os campos que sempre faltam
Segundo contato do cliente. Um telefone só é um ponto único de falha na hora em que você mais precisa falar com ele.
Como ele chegou. Indicação de quem? Busca? Sem isso, não dá para saber qual canal funciona, e a origem é informação que só existe se for anotada na entrada.
O que o cliente espera. Não é a pretensão jurídica: é o que ele imagina que vai acontecer e em quanto tempo. Registrar isso evita metade das conversas difíceis lá na frente.
Data-limite externa. Prescrição, prazo de garantia, audiência já designada, qualquer relógio que já esteja correndo antes de o caso ser seu.
Falta também, quase sempre, o registro do prazo de direito material do caso, assunto de prescrição e decadência.
Quem abre não precisa ser advogado
A apuração de fato e o preenchimento podem ser da secretaria: dados, documentos, contato, contrato. O que exige advogado é a leitura do caso: o que precisa ser feito e com que urgência. Quando a urgência é contemporânea à propositura, essa leitura já define um prazo próprio, o da tutela antecipada antecedente.
É a mesma divisão que vale para a triagem do primeiro contato: organizar, sim; interpretar, não.
Vincule o que chega por fora
Um caso quase nunca chega inteiro pelo sistema: vem um print no WhatsApp, o contrato por e-mail e a foto do documento tirada no balcão. Na abertura isso tem consequência específica: o que não for vinculado agora vira anexo órfão, e ninguém volta para procurar de qual caso era aquele print de três meses atrás.
O critério para decidir o que entra é o mesmo que vale para o acervo já em andamento, e está tratado em organizar processos no escritório. A diferença é que no primeiro dia ele é barato de aplicar: o material ainda está todo à mão, na conversa que acabou de acontecer.
O erro de abrir "provisório"
Cadastro provisório, só o nome do cliente, para completar depois, é o que produz acervo pela metade. Depois não existe: existe a próxima urgência.
Se faltar dado, registre a falta como tarefa com data e dono ("pedir RG ao cliente até sexta"). Falta registrada é diferente de falta esquecida.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva uma boa abertura de processo?
Entre cinco e dez minutos, quando os dados estão à mão. É menos do que a primeira vez em que alguém precisa reconstruir a história do caso lendo o arquivo inteiro.
E quando o processo ainda não foi distribuído?
Abra mesmo assim, com o que existe: partes, assunto, contrato e a providência seguinte. O número entra quando sair, e o caso já nasce com dono e prazo.
Preciso digitalizar tudo que o cliente entrega?
O que você vai consultar mais de uma vez ou precisa mostrar a alguém: contrato, procuração e documentos pessoais. O resto pode ficar em papel, com critério escrito, como em escritório sem papel.
Vale usar checklist por área?
Vale, e é o refinamento natural: trabalhista pede CTPS e holerites, previdenciário pede CNIS, família pede certidões. Um checklist por tipo de caso evita a ligação constrangedora pedindo documento duas semanas depois.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3, o processo nasce com partes, número, situação e a providência seguinte já ligada a ele, e o contrato, os documentos e a conversa com o cliente ficam na mesma ficha. O valor da causa e o que ficou combinado de honorário são anotados dentro do próprio processo, em texto livre, no dia em que foram combinados. O cadastro mínimo é curto de propósito, para a abertura caber no meio do dia; o que faltar vira compromisso na agenda, com data e ligado ao processo, em vez de virar "provisório".
Todos os artigos · Adv3: software jurídico para escritórios de advocacia · Criar uma conta