O que medir num escritório de advocacia (e o que ignorar)
Gestão · · 4 min de leitura · Equipe Adv3
Meça seis coisas: receita recorrente contra custo fixo, inadimplência, origem dos clientes novos, taxa de conversão de consultas, prazos cumpridos sem correria e concentração de faturamento por cliente. Quantidade de processos, horas trabalhadas e volume de publicações não são indicadores de saúde — são de movimento, e movimento não paga conta.
Escritório costuma medir o que é fácil de contar: quantos processos, quantas audiências, quantas publicações. São números de movimento. Eles sobem quando o escritório está afundando de trabalho, que é exatamente quando pode estar em pior situação financeira.
Indicador útil é o que muda uma decisão.
Os seis que valem
1. Receita recorrente ÷ custo fixo. O único número que responde "o escritório para de pé sem depender de êxito?". Abaixo de 1, cada mês depende de sorte. Acima de 1, o êxito vira lucro.
2. Inadimplência. Quanto do que foi faturado nos últimos três meses não entrou. Se passa de um patamar que incomoda, o problema raramente é o cliente: é a régua de cobrança que não existe.
3. Origem dos clientes novos. De onde vieram os últimos vinte. Indicação de cliente? De colega? Busca? Sem isso, investe-se no canal errado — e quase sempre o canal que funciona é o que ninguém está cuidando.
4. Conversão de consultas. De cada dez pessoas atendidas, quantas contrataram. Número baixo raramente é preço: costuma ser ausência de seguimento depois da conversa.
5. Prazos cumpridos sem correria. Não é "prazos perdidos" — esse você espera que seja zero. É quantos foram protocolados no último dia. Alta proporção de última hora é o aviso que antecede a perda.
6. Concentração de faturamento. Quanto do faturamento vem do maior cliente. Passando de um terço, o escritório não tem cliente: tem patrão. Vale saber antes que ele saia.
O que ignorar
| Número | Por que engana |
|---|---|
| Total de processos ativos | Diz volume, não saúde; processo parado conta igual |
| Horas trabalhadas | Mede esforço, não resultado |
| Publicações recebidas | Depende do acervo, não da gestão |
| Seguidores | Não guarda relação com contratação |
| Audiências no mês | Varia com a pauta do tribunal, que você não controla |
Nenhum desses é inútil — são úteis para dimensionar equipe e agenda. O erro é tratá-los como saúde do negócio.
Como levantar sem virar um projeto
Não precisa de painel. Precisa de uma folha por mês:
- Entrou quanto, e quanto era recorrente.
- Saiu quanto, separando fixo de variável.
- A receber vencido há mais de 30 dias.
- Clientes novos e de onde vieram.
- Consultas feitas e quantas fecharam.
- Prazos do mês e quantos foram no último dia.
Vinte minutos por mês. O valor não está no número isolado: está na série. Três meses lado a lado mostram tendência, e tendência é o que permite agir antes.
A frequência certa
- Mensal: os seis acima.
- Semanal: só duas coisas — prazos da semana seguinte e recebimentos atrasados. São as que estragam rápido.
- Trimestral: preço. Rever se os serviços continuam pagando o tempo que consomem.
Olhar caixa todo dia não melhora o caixa: só produz ansiedade e decisão impulsiva.
Perguntas frequentes
Qual é o indicador mais importante?
Receita recorrente contra custo fixo. Ele responde à pergunta que tira o sono — "o escritório se sustenta?" — e nenhum outro responde.
Preciso de software para acompanhar isso?
Não para começar: uma planilha mensal resolve os seis. O que muda com sistema é não precisar levantar os números à mão toda vez, que é a razão pela qual a planilha costuma ser abandonada no terceiro mês.
Como medir conversão se não registro as consultas?
Comece registrando: data, origem, assunto e desfecho. Três meses depois você tem o número. Não dá para medir retroativamente o que não foi anotado, e é por isso que vale começar hoje, mesmo que rústico.
O que é uma taxa de conversão razoável?
Varia demais por área e por origem — indicação converte muito mais que busca fria. Por isso o número que importa é o seu, comparado com o seu de três meses atrás. Comparação com média de mercado costuma enganar.
Vale acompanhar rentabilidade por área?
Vale, e costuma ser revelador: quase todo escritório tem uma área que parece importante e dá prejuízo. Exige registrar tempo, nem que seja por estimativa — o mesmo dado que permite precificar direito.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3, cliente, processo, prazo e financeiro vivem no mesmo lugar — então esses números saem do próprio trabalho do dia, em vez de exigir um levantamento à parte que ninguém sustenta por muito tempo.