O que medir num escritório de advocacia (e o que ignorar)
Gestão · · 6 min de leitura · Equipe Adv3
Os indicadores de escritório de advocacia que valem são seis: receita recorrente contra custo fixo, inadimplência, origem dos clientes novos, taxa de conversão de consultas, prazos cumpridos sem correria e concentração de faturamento por cliente. Quantidade de processos, horas trabalhadas e volume de publicações não são indicadores de saúde: são de movimento, e movimento não paga conta.
Escritório costuma medir o que é fácil de contar: quantos processos, quantas audiências, quantas publicações. São números de movimento, e só valem se o cadastro estiver íntegro, que é o trabalho da controladoria jurídica. Eles sobem quando o escritório está afundando de trabalho, que é exatamente quando pode estar em pior situação financeira. Não são indicadores de escritório de advocacia: são placar de esforço.
Indicador útil é o que muda uma decisão.
Os seis indicadores de escritório de advocacia que valem
1. Receita recorrente ÷ custo fixo. O único número que responde "o escritório para de pé sem depender de êxito?". Abaixo de 1, cada mês depende de sorte. Acima de 1, o êxito vira lucro.
2. Inadimplência. Quanto do que foi faturado nos últimos três meses não entrou. Se passa de um patamar que incomoda, o problema raramente é o cliente: é a régua de cobrança que não existe.
3. Origem dos clientes novos. Registrada na entrada, como num CRM jurídico. De onde vieram os últimos vinte. Indicação de cliente? De colega? Busca? Sem isso, investe-se no canal errado, e quase sempre o canal que funciona é o que ninguém está cuidando.
4. Conversão de consultas. De cada dez pessoas atendidas, quantas contrataram. Número baixo raramente é preço: costuma ser ausência de seguimento depois da conversa.
5. Prazos cumpridos sem correria. Não é "prazos perdidos": esse você espera que seja zero. É quantos foram protocolados no último dia. Alta proporção de última hora é o aviso que antecede a perda, e costuma apontar para um controle que depende de memória.
6. Concentração de faturamento. Quanto do faturamento vem do maior cliente. Passando de um terço, o escritório não tem cliente: tem patrão. Vale saber antes que ele saia.
Em resumo:
| Indicador | Como calcular | Sinal de alerta |
|---|---|---|
| Receita recorrente ÷ custo fixo | Receita previsível do mês dividida pelo custo fixo | Abaixo de 1 |
| Inadimplência | Faturado nos últimos 3 meses que não entrou | Tendência de alta em 3 meses seguidos |
| Origem dos clientes novos | De onde vieram os últimos 20 | Não saber responder |
| Conversão de consultas | Contratos ÷ consultas do mês | Queda sem mudança de preço |
| Prazos no último dia | Prazos protocolados no vencimento ÷ total | Proporção crescente |
| Concentração | Faturamento do maior cliente ÷ total | Acima de um terço |
O que ignorar
| Número | Por que engana |
|---|---|
| Total de processos ativos | Diz volume, não saúde; processo parado conta igual |
| Horas trabalhadas | Mede esforço, não resultado |
| Publicações recebidas | Depende do acervo, não da gestão |
| Seguidores | Não guarda relação com contratação |
| Audiências no mês | Varia com a pauta do tribunal, que você não controla |
Nenhum desses é inútil: são úteis para dimensionar equipe e agenda. O erro é tratá-los como saúde do negócio, ou como medida de gente, o que tem regra própria em produção da equipe.
Como levantar sem virar um projeto
Não precisa de painel. Precisa de uma folha por mês, que é o relatório financeiro do escritório com três linhas a mais:
- Entrou quanto, e quanto era recorrente: os mesmos números do fluxo de caixa.
- Saiu quanto, separando fixo de variável.
- A receber vencido há mais de 30 dias.
- Clientes novos e de onde vieram.
- Consultas feitas e quantas fecharam.
- Prazos do mês e quantos foram no último dia.
Quando o escritório quiser saber não só quanto entrou, mas quanto custou fazer entrar, o passo seguinte é somar as horas por tipo de causa: é o que revela qual contrato fechado dá prejuízo.
Vinte minutos por mês. O valor não está no número isolado: está na série. Três meses lado a lado mostram tendência, e tendência é o que permite agir antes. Quando a série fica longa o bastante para comparar tipos de caso, o passo seguinte é a jurimetria com os dados do próprio escritório.
A frequência certa
Indicador vira gestão quando alguém combina o que fazer com ele, que é o assunto de acompanhamento de metas na advocacia.
- Mensal: os seis acima.
- Semanal: só duas coisas, prazos da semana seguinte e recebimentos atrasados. São as que estragam rápido.
- Trimestral: preço, e a revisão do plano de negócios para advogados. Rever se os serviços continuam pagando o tempo que consomem.
Olhar caixa todo dia não melhora o caixa: só produz ansiedade e decisão impulsiva.
Antes de medir o escritório, vale entender onde o tempo se perde: está em produtividade do advogado.
Perguntas frequentes
Qual é o indicador mais importante?
Receita recorrente contra custo fixo. Ele responde à pergunta que tira o sono, "o escritório se sustenta?", e nenhum outro responde.
Preciso de software para acompanhar isso?
Não para começar: uma planilha mensal resolve os seis. O que muda com sistema é não precisar levantar os números à mão toda vez, que é a razão pela qual a planilha costuma ser abandonada no terceiro mês.
Como medir conversão se não registro as consultas?
Comece registrando: data, origem, assunto e desfecho. Três meses depois você tem o número. Não dá para medir retroativamente o que não foi anotado, e é por isso que vale começar hoje, mesmo que rústico.
O que é uma taxa de conversão razoável?
Varia demais por área e por origem: indicação converte muito mais que busca fria. Por isso o número que importa é o seu, comparado com o seu de três meses atrás. Comparação com média de mercado costuma enganar.
Vale acompanhar rentabilidade por área?
Vale, e costuma ser revelador: quase todo escritório tem uma área que parece importante e dá prejuízo. Exige registrar tempo, nem que seja por estimativa, o mesmo dado que permite precificar direito.
Como o Adv3 trata isso
Metade da folha sai do financeiro: receita e despesa do período, o que está vencido e não foi pago, e os processos com mais a receber, cada número já ligado ao cliente e ao caso de onde veio. A outra metade sai do trabalho do dia: o quadro do CRM mostra quantos negócios pararam na coluna de proposta e quantos chegaram à de ganho, e a agenda reúne os prazos do mês num lugar só, que é de onde sai a conta dos que foram parar na véspera.
O que continua fora: rentabilidade por hora e por advogado, porque não há apontamento de horas, e a apuração de imposto, que é do contador.
Todos os artigos · Adv3: software jurídico para escritórios de advocacia · Criar uma conta