Produção da equipe no escritório: o que dá para medir sem transformar o dia em vigilância
Gestão · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Medir produção da equipe jurídica é legítimo e fácil de fazer errado: contar peças premia quem escreve muitas pequenas, e medir tempo de tela mede presença, não trabalho. O que funciona são poucos indicadores ligados ao compromisso com o cliente, como prazo cumprido com folga, caso sem movimentação e tempo de primeira resposta, sempre lidos junto com o contexto de quem está com os casos mais difíceis.
A pergunta chega em toda banca que cresce: quem está entregando? Medir a produção da equipe é legítimo, e a primeira resposta que ocorre a todo mundo, contar peças, é a que mais estraga o trabalho.
Por que contar peças não mede produção da equipe
Porque a unidade é desigual. Uma contestação em caso complexo custa três dias; um pedido de juntada custa três minutos. Quem for medido por quantidade aprende rápido a preferir o segundo, e o escritório passa a produzir muito do que é barato.
O mesmo vale para tempo de tela, para número de atendimentos e para mensagens respondidas: toda métrica de volume cria o comportamento que a otimiza, e nenhum desses comportamentos é o que o cliente contratou.
O que vale a pena medir
| Indicador | O que ele mostra | Por que é honesto |
|---|---|---|
| Prazo cumprido com folga | Trabalho organizado, não corrida | Mede o processo, não a pessoa |
| Casos sem movimentação há 30 dias | O que está encalhando | Aponta carteira, não culpado |
| Tempo até a primeira resposta | A experiência de quem espera | É o que o cliente sente |
| Caso passado adiante com histórico | Qualidade do registro | Protege o escritório inteiro |
Os quatro têm uma coisa em comum: são do escritório, e não de uma pessoa. Isso não é eufemismo, é desenho: indicador que aponta um nome produz defesa, e indicador que aponta uma fila produz conversa sobre como desafogá-la.
O conjunto maior do que vale acompanhar está em o que medir num escritório de advocacia.
O que não medir, nunca
- Horas na tela ou no sistema. Mede presença, e pune quem pensa antes de escrever.
- Mensagens enviadas por dia. Cria conversa fiada com cliente.
- Número de audiências, sem separar tipo e deslocamento.
- Peças por advogado, pelo motivo da primeira seção.
Há também um limite jurídico: registro de sistema existe para segurança, e não para monitorar trabalhador. Usar trilha de acesso para medir gente muda a natureza da ferramenta, com implicações trabalhistas e de proteção de dados, pelo que está em trilha de auditoria.
O número sozinho mente, e o contexto está na carteira
Dois advogados com o mesmo número de casos podem ter cargas completamente diferentes: um com trinta execuções repetitivas, outro com dez casos de instrução complexa. Antes de comparar, olhe a composição da carteira e como os casos foram distribuídos, pelo que está em distribuição de casos na equipe e em gestão de processos em massa, onde o volume muda a régua inteira.
Quem distribui por ordem de chegada não pode medir por resultado: a diferença entre as pessoas vai refletir o sorteio, não o trabalho.
Como conversar sobre o que foi medido
Três regras que fazem a diferença entre acompanhamento e vigilância:
- O indicador é do time, a conversa é individual. O painel mostra a fila; a conversa entende por que aquele caso parou.
- Pergunte antes de concluir. Caso parado costuma ter motivo externo, e quem sabe é quem está com ele.
- Combine o que muda. Medir sem decidir nada desgasta a confiança mais rápido que não medir.
O lugar disso é a reunião curta e periódica, descrita em reunião de equipe no escritório, e não uma planilha enviada por e-mail com números ao lado de nomes.
Produção não é a mesma coisa que rentabilidade
Quem produz muito num tipo de caso mal precificado faz o escritório trabalhar mais e ganhar igual. Antes de cobrar mais produção, vale conferir se o preço do serviço cobre o esforço, o que está em como definir o preço dos seus serviços e em custo fixo do escritório.
Muitas vezes o problema que parecia de produtividade é de preço, e nenhuma métrica de pessoa vai resolvê-lo.
Por onde começar, se hoje não se mede nada
Começar por quatro indicadores é demais para quem está no zero. Comece por um, e por aquele que o cliente sente: os casos sem movimentação. Uma lista semanal do que não andou em trinta dias custa cinco minutos para montar e produz a conversa mais útil que um escritório pode ter.
Depois de dois meses com essa lista funcionando, acrescente o segundo indicador. A ordem importa menos que a constância: métrica olhada toda semana muda comportamento, e painel completo olhado uma vez por trimestre não muda nada, além de gerar a impressão errada de que o escritório está sendo acompanhado.
Perguntas frequentes
E a hora trabalhada, não serve como medida?
Serve onde se cobra por hora, e mesmo lá mede consumo, não resultado. O que o apontamento de horas resolve e o que não resolve está em controle de horas na advocacia.
Posso usar indicadores para definir bônus?
Pode, com cuidado redobrado: toda métrica premiada é otimizada. Se o bônus for por volume, o escritório vai ter volume, e não necessariamente qualidade.
Como medir o trabalho de quem só atende cliente?
Pelo tempo de primeira resposta e pelo que ficou registrado no caso. Atendimento sem registro é trabalho que desaparece, e é injusto com quem o fez.
Quantos indicadores bastam?
Três ou quatro, olhados toda semana, valem mais que quinze olhados uma vez por ano.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 cada processo tem responsável, cada compromisso da agenda tem dono e o que está sem movimentação aparece na lista do caso, então a conversa sobre carga acontece com a carteira à vista, e não por impressão. O que ele não faz é medir pessoa: não há cronômetro, não há apontamento de horas, não há rentabilidade por advogado e não há relatório de quanto tempo cada um passou no sistema. O que existe é o trabalho ligado ao caso, que é o que sustenta uma conversa justa.
Todos os artigos · Adv3: software jurídico para escritórios de advocacia · Criar uma conta