Backup no escritório de advocacia: o que fazer antes de precisar
Segurança · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Backup no escritório de advocacia só existe se já tiver sido restaurado alguma vez. Guarde três cópias, em dois meios diferentes, com uma fora do escritório; proteja o que é insubstituível (contratos, procurações, documentos de cliente, prazos) e teste a restauração a cada semestre. Acesso é parte da continuidade: se só uma pessoa tem a senha de algo, aquilo já é um ponto único de falha.
Backup é assunto que parece de TI e é de continuidade do negócio. A pergunta prática não é "eu tenho backup?", e sim: se o computador do escritório sumisse hoje, quanto tempo até você voltar a trabalhar? A pergunta certa sobre backup no escritório de advocacia é de tempo, não de disco.
Se a resposta for "não sei", vale ler o resto.
Os quatro cenários que acontecem de verdade
Não é ataque sofisticado. É isto:
Equipamento perdido ou roubado. Notebook em deslocamento, sala arrombada.
Ransomware. Arquivo criptografado por golpe simples, quase sempre por anexo. O detalhe cruel: ele criptografa também o backup ligado à máquina.
Erro humano. Alguém apaga a pasta errada, ou sobrescreve a versão final do contrato.
Saída de pessoa. Quem sai leva o acesso, ou some com senhas que só ela tinha, e, quando o atendimento vive no celular pessoal de cada um, leva o histórico do cliente junto. Não é maldade: é falta de combinação prévia.
O que precisa estar protegido
Nem tudo tem o mesmo peso. Priorize pelo que é insubstituível:
| Prioridade | O quê |
|---|---|
| Crítico | Contratos assinados, procurações, documentos entregues pelo cliente |
| Crítico | Prazos e agenda: perder isso é risco processual imediato |
| Alto | Peças e documentos do processo produzidos por você |
| Alto | Financeiro: o que foi combinado e o que foi pago |
| Médio | E-mails e conversas com cliente |
| Baixo | Modelos e material de apoio, refazíveis |
O que está em processo eletrônico pode ser recuperado do tribunal, com trabalho. O que só existe no seu computador, não.
A regra prática do backup no escritório de advocacia
A regra clássica continua valendo, e é fácil de lembrar: três cópias, em dois tipos de mídia, uma delas fora do escritório.
Traduzindo para a rotina:
- A cópia de trabalho, no computador ou no sistema.
- Uma cópia em nuvem, que sincroniza sozinha: a intervenção humana é o que falha.
- Uma cópia desconectada, em disco externo que não fica permanentemente ligado. É ela que sobrevive ao ransomware, justamente por estar fora do alcance.
Sistema em nuvem cobre boa parte disso por natureza, mas não dispensa a pergunta: você consegue exportar seus dados de lá? Depender de um fornecedor sem saída é outro tipo de ponto único de falha.
O ataque que transforma backup em única saída
Sequestro de dados criptografa o acervo inteiro, e só a cópia desconectada resolve, pelo que está em ransomware em escritório de advocacia.
Backup que nunca foi restaurado não é backup
É a parte que quase ninguém faz. Um backup pode estar rodando há dois anos e gravando pasta vazia, e ninguém descobre até o dia em que precisa.
A cada seis meses, faça o teste: escolha um arquivo antigo, restaure, abra. Leva dez minutos e é a única prova que existe.
Onde os arquivos do escritório costumam morar
Em boa parte das bancas, é o pacote de e-mail, agenda e drive, com os limites descritos em Google Workspace.
Acesso também é continuidade
Se apenas uma pessoa tem a senha do e-mail principal, do domínio ou do banco, o escritório tem um ponto único de falha com pernas.
Duas medidas resolvem, e a primeira tem artigo próprio em gerenciador de senhas: um cofre de senhas com o que é do escritório (separado do que é pessoal), e uma pessoa a mais com acesso aos serviços críticos. Não é desconfiança: é o que permite trabalhar quando alguém está de férias, doente ou saiu.
Isso vale também para a segunda etapa de autenticação: 2FA amarrado ao celular de uma única pessoa vira bloqueio quando o celular quebra.
E o risco maior costuma ser humano, não técnico: é a dependência de uma pessoa só.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo fazer backup?
O critério é: quanto trabalho você aceita perder? Se a resposta é "um dia", backup diário. Para o que muda o tempo todo, sincronização contínua em nuvem é o mais próximo de risco zero.
Nuvem é segura para dado de cliente?
Costuma ser mais segura que o computador da sala, que não tem criptografia, controle de acesso nem redundância. O que muda a resposta é qual nuvem e sob que contrato, ponto que a LGPD cobra do escritório na escolha do fornecedor. O que mais a lei exige está em LGPD no escritório de advocacia.
Backup em pendrive resolve?
Como cópia desconectada eventual, ajuda. Como estratégia única, não: pendrive se perde, corrompe e raramente é atualizado com disciplina.
E se eu for vítima de ransomware?
Não pague antes de verificar as cópias, e isole a máquina da rede imediatamente, para não alcançar o que está conectado. É também um incidente com dados pessoais, o que traz obrigações próprias de comunicação.
Quanto tempo guardar os dados?
Enquanto houver motivo: prazos legais, prescricionais, possibilidade de questionamento. Guardar tudo para sempre por não ter decidido nada é o oposto de política de retenção, como mostra escritório sem papel.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 os dados de cada escritório ficam isolados por regra no próprio banco, com redundância da infraestrutura, e a exportação integral está disponível a qualquer momento, inclusive para quem quiser manter a própria cópia fora da plataforma, que é a recomendação deste texto.
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