Cadastro de clientes na advocacia: o que pedir, quando pedir e o que deixar de fora
Organização · · 6 min de leitura · Equipe Adv3
Um bom cadastro de clientes na advocacia pede pouco no primeiro contato e o completo antes da petição: nome e contato para começar, CPF ou CNPJ ao fechar, e a qualificação exigida pelo CPC antes de protocolar. O que estraga o cadastro é a duplicata e o dado que ninguém atualiza, e a LGPD pede o dado necessário e exato, não o máximo possível.
O cadastro de clientes na advocacia costuma nascer de dois jeitos errados: com três campos, e aí falta o CPF no dia da inicial, ou com trinta, e aí ninguém preenche nada. O que funciona é pedir cada dado no momento em que ele passa a ter uso, e manter uma pessoa por cadastro.
O que o cadastro de clientes na advocacia precisa ter
A régua não é "tudo que se pode saber": é o que o escritório vai usar para falar com a pessoa, contratar e pedir em juízo.
| Dado | Para que serve | Quando pedir |
|---|---|---|
| Nome completo ou razão social | Identificar e contratar | Primeiro contato |
| Telefone e e-mail | Falar com ele e reconhecer quem está escrevendo | Primeiro contato |
| CPF ou CNPJ | Contrato, procuração e petição | Ao fechar |
| Endereço com CEP | Contrato e qualificação na inicial | Ao fechar |
| Estado civil, profissão e nacionalidade | Qualificação na inicial | Antes de protocolar |
| RG e órgão emissor | Procuração e atos que o exijam | Antes de protocolar |
| Representante legal, se empresa | Saber quem assina por ela | Ao fechar |
| Observações | O que não cabe em campo nenhum | Sempre que surgir |
A linha que mais custa quando falta é a da qualificação. O art. 319 do CPC manda a petição inicial indicar nome, estado civil, existência de união estável, profissão, CPF ou CNPJ, endereço eletrônico, domicílio e residência do autor e do réu. Se o cadastro não guardou isso na entrada, alguém liga para o cliente na véspera do protocolo. O detalhe de cada item está em qualificação da parte.
Pessoa física e pessoa jurídica pedem campos diferentes
Tratar os dois com o mesmo formulário produz o erro clássico de cadastro: a empresa registrada com o nome do sócio, ou o sócio registrado como se fosse a empresa.
- Pessoa física: estado civil (e união estável, que a lei pede à parte), profissão, nacionalidade e documento de identidade.
- Pessoa jurídica: razão social, nome fantasia, inscrições estadual e municipal e, principalmente, o representante legal, que é quem assina o contrato e a procuração.
O erro não é estético: contrato assinado em nome de quem não contratou vira discussão na hora de cobrar, e procuração outorgada pela pessoa errada aparece no pior momento.
Um cliente, um cadastro: a duplicata é o defeito mais caro
Duas pessoas da equipe atendem o mesmo cliente em semanas diferentes. Uma cadastra "José da Silva" com o telefone, a outra cadastra "Jose Silva" com o e-mail. A partir daí, o processo está num cadastro, os documentos no outro, e a conversa não sabe a qual dos dois pertence.
A prevenção é procurar antes de criar, e procurar pelo que não varia:
- CPF ou CNPJ, quando já se tem.
- Telefone, que é por onde a conversa chega.
- E-mail, que também identifica.
Nome é a pior chave de busca: acento, abreviação e sobrenome omitido fazem a mesma pessoa aparecer de três jeitos. Consertar depois é trabalho manual, porque alguém decide qual cadastro sobrevive e move o que estava no outro.
O que não pedir: o mínimo necessário da LGPD
A Lei 13.709/2018 tem dois princípios no art. 6º que resolvem quase toda dúvida de cadastro: necessidade, que limita o tratamento ao mínimo necessário para a finalidade, e qualidade dos dados, que exige exatidão e atualização. Pedir menos é tão importante quanto pedir certo.
Três coisas que não pertencem ao cadastro, e aparecem nele com frequência:
- Senha do cliente, como a do gov.br no previdenciário. Anotada em observação, fica visível a todos que abrem a ficha.
- Dado de saúde sem necessidade. Quando o caso precisa, ele entra no caso, com acesso restrito, pela régua de dado de saúde e LGPD no escritório.
- Dado de terceiro misturado. O telefone do filho, o CPF do ex-cônjuge: quando fazem parte do caso, vão para o caso, não para o cadastro de quem contratou.
O panorama das obrigações está em LGPD no escritório de advocacia.
Quem mantém o cadastro atualizado
O cliente muda de endereço, troca de número, se divorcia. O art. 18 da mesma lei garante a ele a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados, mas o escritório não precisa esperar o pedido: o que vale é um combinado interno.
- Quem atende, atualiza. A pessoa que ouviu "mudei de número" corrige no mesmo dia.
- Todo caso novo confere o cadastro. Cliente que volta depois de dois anos quase sempre mudou alguma coisa.
- Estado civil se confirma antes da inicial. É o dado que mais muda sem ninguém avisar, e é o que a qualificação pede.
O cadastro que o resto do sistema usa
O cadastro é a raiz: processo, documento, honorário e conversa apontam para ele. Telefone errado faz a mensagem do WhatsApp chegar sem dono; CPF ausente segura o contrato; endereço velho vai parar na procuração. É por isso que o cadastro bem feito aparece depois, na ficha do cliente que reúne tudo numa tela.
Quem vem de planilha não precisa digitar um por um: o caminho está em importar clientes de planilha, e o cuidado com duplicata vale igual.
Perguntas frequentes
Quais dados são obrigatórios no cadastro de cliente?
A lei não fixa um cadastro mínimo. O que ela exige é a qualificação da petição inicial, e o cadastro existe para ter esses dados à mão quando o caso chega lá.
Posso guardar cópia do RG e do CPF do cliente?
Pode, quando o caso usa o documento, com acesso restrito a quem trabalha nele. Guardar por hábito, sem finalidade, é o que o princípio da necessidade desaconselha.
Preciso do CPF já no primeiro contato?
Não. Nome e contato bastam para conversar. O CPF passa a ser necessário quando há contrato, procuração ou petição.
O cliente tem dois telefones. Qual cadastrar?
O que ele usa para falar com o escritório, porque é por ele que a conversa chega. O outro vai em observação.
Por quanto tempo guardo o cadastro de quem não é mais cliente?
Enquanto houver finalidade, como responder por um processo encerrado ou prestar contas. Acabada a finalidade, a regra da lei é eliminar, com as exceções que ela mesma lista no art. 16.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3, o cadastro separa pessoa física e jurídica, com os campos de qualificação de cada uma, e só o tipo e o nome são obrigatórios: o resto entra quando passa a ter uso. O CPF e o CNPJ são conferidos pelo dígito verificador, o CNPJ traz os dados públicos da empresa e avisa quando a situação não está ativa, e o CEP preenche o endereço. O formulário avisa quando o CPF, o e-mail ou o telefone já pertencem a outro cliente, com o atalho para o cadastro existente, e não salva o repetido. O que ele não faz é juntar dois cadastros que já nasceram duplicados nem saber que o cliente mudou de endereço: isso continua sendo de quem atende.
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