Controle de versões de documentos: como recuperar a petição que alguém salvou por cima
Organização · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Controle de versões de documentos é a função que guarda cada gravação de um arquivo e permite voltar a qualquer uma delas. No escritório ela resolve o acidente mais comum e mais caro da véspera de prazo: a petição revisada por cima, apagando o parágrafo que alguém tinha acabado de escrever. Onde não existe, a substituição é definitiva, e é por isso que o nome do arquivo vira depósito de versão.
São 18h de quinta, a petição protocola amanhã e a versão que está na tela não tem o trecho que o sócio escreveu de manhã. Alguém salvou por cima, e é exatamente contra isso que existe o controle de versões de documentos.
O que é controle de versões de documentos
É guardar cada gravação como um registro próprio, em vez de substituir a anterior. O arquivo continua sendo um só, com um histórico atrás dele: quem gravou, quando, e a possibilidade de abrir ou restaurar qualquer ponto anterior.
Sem isso, gravar é apagar. É por isso que o escritório inventa versão no nome do arquivo, com "final", "final2" e "final-corrigida", solução que resolve mal e produz o problema descrito em padrão de nomes de arquivo.
O que ele evita, na prática
| Acidente | Sem versões | Com versões |
|---|---|---|
| Salvar por cima do trecho de outra pessoa | Retrabalho, na véspera | Restaurar em um clique |
| Alteração errada aprovada e gravada | Reconstruir de memória | Comparar e voltar |
| Arquivo corrompido ao gravar | Perda do documento | A gravação anterior está lá |
| Dúvida sobre o que mudou | Ninguém sabe | O histórico responde |
A última linha é a mais útil em revisão a quatro mãos: em vez de perguntar o que mudou, olha-se.
Versões não são cópia de segurança
Confundir os dois é comum e custa caro no dia em que importa. Versões protegem o documento contra alteração indevida; cópia de segurança protege o acervo contra perda, apagamento total e falha do fornecedor.
Um sistema com versões e sem cópia perde tudo junto quando algo grave acontece. A régua de backup está em backup no escritório de advocacia, e a pergunta sobre de quem é o acervo, em quem é dono dos dados do escritório.
A lixeira é a irmã pobre, e resolve metade dos casos
Apagar o arquivo errado é tão comum quanto salvar por cima. Sistema com lixeira dá um prazo de arrependimento, e três perguntas definem se a que você tem serve:
- Por quanto tempo o arquivo fica recuperável?
- Quem pode restaurar, e quem pode esvaziar?
- O que acontece quando alguém apaga o cliente inteiro, e não só um documento?
A terceira costuma não ter resposta boa, e é a que vale perguntar antes de contratar, junto com as outras de como escolher um software jurídico.
Como trabalhar sem versões, se o seu sistema não tem
Três hábitos reduzem o estrago:
- Uma cópia antes de revisão grande. Antes de mexer muito, duplique com a data no nome.
- Um dono por vez. Duas pessoas editando o mesmo arquivo ao mesmo tempo, sem edição colaborativa de verdade, termina com uma sobrescrevendo a outra.
- Peça pronta guardada no caso. O que foi protocolado vira registro do processo, e não fica só na pasta de trabalho, pelo que está em conferência antes de protocolar.
Quanto tempo guardar, e o que isso custa
Histórico de versão não precisa ser eterno. Para documento de trabalho, guardar as gravações dos últimos meses cobre praticamente todos os casos reais: o acidente aparece em dias, não em anos. O que precisa durar é o documento final, aquele que foi protocolado ou assinado, e ele merece tratamento de registro do caso, e não de rascunho.
Vale conferir no seu sistema três coisas: quantas versões ele guarda, se há limite por arquivo e o que acontece quando o limite é atingido. Sistema que descarta a versão mais antiga em silêncio é razoável; o que descarta a mais recente não existe, mas vale ter certeza.
O que versionar, e o que não
Nem todo arquivo merece histórico. Vale versionar o que é escrito a várias mãos e o que muda ao longo do tempo: petição, contrato, parecer, minuta de acordo. Não faz sentido versionar o que chega pronto de fora e não muda, como a decisão baixada do tribunal ou o documento enviado pelo cliente, que só precisa estar guardado e ligado ao caso, como descrito em GED jurídico.
Perguntas frequentes
O editor de texto já não guarda versões?
Alguns guardam, dentro do próprio serviço e enquanto o arquivo viver ali. O que se perde é justamente o caso do escritório: o documento baixado, alterado no computador e subido de novo chega como arquivo novo, sem histórico.
Versão antiga ocupa muito espaço?
Em documento de texto, quase nada. Em arquivo grande, como digitalização pesada, pode pesar, e é por isso que alguns sistemas limitam o número de versões guardadas. Vale saber qual é o limite.
Quem pode ver as versões anteriores?
Depende da permissão de cada um no acervo daquele caso, pela mesma régua de permissões por papel no escritório. Versão é conteúdo do documento, e segue o acesso dele.
Isso serve como prova de quando algo foi escrito?
Serve como registro interno, e não é assinatura nem carimbo de tempo. Para valor probatório, o caminho é a assinatura eletrônica, descrita em assinatura eletrônica de documentos.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 o documento guardado no acervo tem versões e lixeira: subir um arquivo com o mesmo nome não apaga o anterior, e o que foi excluído por engano pode ser recuperado. Os arquivos ficam ligados ao cliente e ao processo, então o histórico aparece no caso, e não numa pasta. O que ele não faz é edição colaborativa dentro da tela, com duas pessoas digitando ao mesmo tempo: o texto continua sendo escrito no editor de sua preferência e guardado aqui.
Todos os artigos · Adv3: software jurídico para escritórios de advocacia · Criar uma conta