Quem é dono dos dados do escritório quando eles estão no sistema de outra empresa
Gestão · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
O dono dos dados do escritório continua sendo o escritório, mesmo com tudo hospedado no sistema de outra empresa: o fornecedor é depositário e operador, não proprietário. O que decide na prática não é a palavra "propriedade" no contrato, e sim três cláusulas: em que formato você recebe o acervo, em quanto tempo, e o que acontece se a mensalidade atrasar.
A pergunta sobre quem é o dono dos dados do escritório aparece tarde, quase sempre quando alguém já decidiu trocar de sistema: "e se eles não devolverem?". A resposta jurídica é tranquilizadora e resolve pouco. O que resolve é o que está escrito no contrato, e a hora de ler é antes.
Quem é o dono dos dados do escritório
O escritório. O fornecedor guarda e processa em nome dele, e é isso que a LGPD descreve ao separar controlador de operador: quem decide a finalidade do tratamento é o controlador, e quem executa por conta dele é o operador. Nenhum fornecedor sério afirma o contrário, e a maior parte dos contratos diz isso com todas as letras.
O detalhe é que essa frase, sozinha, não devolve nada. Propriedade sem forma de retirada é como título sem posse: você tem razão e continua sem o arquivo.
O que decide de verdade são três cláusulas
| Cláusula | Pergunta que ela responde | Resposta boa |
|---|---|---|
| Formato de devolução | Como o acervo sai | Arquivo aberto, legível por outro sistema |
| Prazo de devolução | Em quanto tempo | Dias, contados do pedido, sem depender de negociação |
| Efeito da inadimplência | O que acontece se atrasar o pagamento | Serviço suspenso, dados preservados por um prazo |
A terceira é a menos lida e a que mais dói. Uma coisa é o fornecedor bloquear o acesso enquanto a fatura está em aberto, o que é legítimo; outra é o contrato permitir a exclusão imediata do acervo, e aí o atraso de duas semanas custa o histórico de três anos.
Dado é do escritório, e a informação é do cliente
Existem duas camadas empilhadas, e confundi-las produz erro nos dois sentidos. O banco de dados, com o cadastro que você montou, é ativo do escritório. A informação dentro dele, sobre o caso de cada pessoa, continua sendo do cliente, protegida por sigilo profissional e pela LGPD.
Isso importa quando a sociedade se desfaz, quando um sócio sai levando a carteira dele ou quando um advogado associado troca de escritório. O acervo não é objeto de partilha como um móvel: a titularidade do processo segue o cliente e a procuração. A parte societária disso está em saída de sócio de escritório de advocacia, e o momento em que uma carteira inteira muda de mãos, em assumir carteira de outro advogado.
O teste que vale mais que a cláusula
Exporte agora, com a assinatura ativa, e abra o arquivo. Cinco minutos respondem o que nenhuma cláusula garante:
- O arquivo abre em planilha ou em editor comum?
- Vieram os documentos, ou só a lista de nomes deles?
- Dá para saber qual documento é de qual processo olhando só o que saiu?
- O histórico veio junto, ou só o cadastro atual?
Se a exportação de hoje não passa nesse teste, a do dia da briga também não vai passar. O roteiro completo está em exportar os dados do sistema jurídico.
O que nunca deve ser condicionado
Duas condições aparecem em contrato e merecem recusa antes de assinar:
- Devolução condicionada a quitação de multa. Cobrar a multa é direito do fornecedor, e reter acervo de cliente como garantia é outra coisa.
- Devolução condicionada a pedido formal com prazo longo. Trinta dias para gerar uma exportação é prazo de negociação, não de sistema.
A alternativa saudável é o autoatendimento: botão que exporta quando você quiser, sem abrir chamado. Isso também evita a conversa constrangedora de avisar que vai sair antes de ter o acervo na mão, e a ordem certa dos passos está em migrar de sistema jurídico.
Se o fornecedor encerrar as atividades
É o cenário que ninguém coloca na proposta e que acontece. Contra ele existe uma única defesa que funciona, e é barata: a cópia periódica sua, guardada fora do sistema do fornecedor. Não precisa ser diária nem automática para valer, e o método está em backup no escritório de advocacia.
O que isso não resolve
Ter os dados na mão não resolve o trabalho de colocá-los em outro sistema: campos com nomes diferentes, documentos sem vínculo, histórico que vira texto solto. Propriedade garante o arquivo, não a facilidade. Por isso a pergunta na hora de escolher fornecedor não é "os dados são meus?", e sim "como eles saem?", que é uma das sete de como escolher um software jurídico.
Perguntas frequentes
O fornecedor pode apagar meus dados por falta de pagamento?
Depende do que o contrato diz, e é a cláusula a ler antes de assinar. Suspender o acesso durante a inadimplência é comum; eliminar o acervo sem prazo de preservação e sem aviso é o que não se deve aceitar.
Preciso avisar o cliente que troquei de sistema?
Não há obrigação de comunicar cada fornecedor que você usa. O que existe é o dever de continuar protegendo os dados dele, o que inclui conferir que o acervo antigo foi eliminado na saída.
O contrato diz que os dados são meus. Isso basta?
Ajuda e não basta. Sem formato, prazo e regra de inadimplência, a frase é declaração de princípio. Peça as três por escrito.
E o que já foi gerado pela inteligência artificial dentro do sistema?
Resumo, rascunho e classificação gerados dentro do seu acervo entram no mesmo pacote do restante: são conteúdo da sua base. Confira se a exportação os inclui, porque nem toda exportação inclui.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 o acervo é do escritório e a exportação é do próprio escritório, sem abrir chamado: sai em arquivo aberto, com os módulos ligados entre si. Cancelar interrompe a renovação, e o período já pago continua valendo até o fim. O que ele não faz é guardar cópia eterna depois do encerramento nem migrar sozinho o que veio de outro sistema: a importação de um acervo antigo continua sendo trabalho de gente, com conferência.
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