Exportar os dados do sistema jurídico: a pergunta a fazer antes de assinar
Segurança · · 4 min de leitura · Equipe Adv3
Exportar dados do sistema jurídico precisa ser possível, integral e em formato que se abra em outro lugar, clientes, processos, documentos, financeiro e andamentos. Se a saída é um relatório em PDF, você não tem seus dados: tem uma foto deles. Teste a exportação nos primeiros dias de uso, e não no dia em que decidir trocar de fornecedor.
A pergunta que mais separa fornecedor de refém não aparece em nenhuma demonstração: se eu quiser sair daqui, levo meus dados? Ou, sem rodeio: dá para exportar os dados do sistema jurídico quando eu quiser?
Ela precisa ser feita antes de assinar, e a resposta precisa ser testada enquanto a relação ainda é boa.
Exportar dados do sistema jurídico: o que "tudo" precisa incluir
| Dado | Por que importa |
|---|---|
| Clientes | Contato, documento e histórico, é o seu ativo |
| Processos | Número, partes, situação e andamentos registrados |
| Documentos | Os arquivos em si, não a lista deles |
| Financeiro | O que foi combinado, o que foi pago e o que está em aberto |
| Atendimentos | As conversas ligadas a cada cliente |
Exportação que traz as tabelas mas não os arquivos deixa de fora justamente o que é insubstituível, contrato assinado, procuração, documento entregue pelo cliente.
Formato: o que serve e o que não
Serve: CSV ou planilha para as listas, e os documentos em pasta com nome que identifique o processo. Ideal quando o arquivo de índice liga documento a caso.
Não serve: relatório em PDF. Ele é leitura, não dado, para reimportar em outro lugar, alguém teria que digitar tudo de novo.
O critério prático: se você abrir o pacote e conseguir dizer, sem o sistema original, a que processo cada arquivo pertence, a exportação presta.
Por que isto é obrigação sua, não gentileza do fornecedor
O escritório é controlador dos dados dos clientes; o sistema é operador: os dois papéis que a LGPD define. A escolha do fornecedor é decisão do escritório, e responder por ela também: é o que a LGPD cobra na hora de contratar.
Some a isso o dever de guarda: processo encerrado ainda pode ser questionado, e a documentação precisa existir independentemente de você continuar cliente daquele software.
Teste no primeiro mês
É a parte que quase ninguém faz, e é o único jeito de saber. Nos primeiros dias de uso:
- Peça (ou gere) a exportação completa.
- Abra em outro computador, sem o sistema.
- Escolha três processos e confira se dá para reconstruir cada um: partes, andamentos, documentos e valores.
Dez minutos. É a mesma lógica de backup que nunca foi restaurado: exportação que nunca foi aberta não é exportação, é promessa.
E quando a saída for real, a ordem das etapas importa: está em migrar de sistema jurídico.
As cláusulas que vale conferir
- Prazo de retenção depois do cancelamento: por quantos dias os dados ficam disponíveis para baixar?
- Custo: a exportação é cobrada? Em que hipótese?
- Carência ou multa para encerrar.
- Formato garantido em contrato, e não "conforme disponibilidade".
Fornecedor sério responde as quatro por escrito, sem rodeio. A demora em responder já é a resposta. A discussão de fundo, sobre de quem é o acervo enquanto ele mora no sistema de outra empresa, está em quem é dono dos dados do escritório.
Exportação é a segunda das sete perguntas de como escolher um software jurídico, e a que mais separa fornecedor de refém.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo exportar meus dados?
Uma vez por semestre resolve para a maioria, além do teste inicial. O objetivo não é manter cópia atualizada ao minuto: é garantir que a saída funciona e que existe uma versão recente fora da plataforma.
Exportação substitui backup?
Não. Backup é do fornecedor e protege contra falha da infraestrutura; exportação protege contra você perder o acesso: encerramento, disputa contratual, fornecedor que sai do ar. São riscos diferentes.
E se o sistema não tiver exportação?
É motivo suficiente para não assinar. Sem saída, cada mês aumenta o custo de trocar, e a negociação futura acontece com você sem alternativa.
Posso migrar direto de um sistema para outro?
Às vezes o novo fornecedor importa o pacote do antigo, e vale perguntar antes de digitar qualquer coisa. Mesmo assim, migre primeiro os processos ativos e confira o resultado antes de confiar.
E integração contínua?
É outra coisa, e resolve outro problema, com a régua de API de software jurídico.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 a exportação integral está disponível a qualquer momento, sem carência e sem custo: clientes, processos com partes, andamentos e anotações, a agenda do caso e os documentos em si, não a lista deles. É a mesma resposta que este texto recomenda cobrar de qualquer fornecedor, inclusive de nós: teste nos primeiros dias, enquanto a decisão de ficar ainda é fácil de rever.
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