Desligamento de colaborador: como encerrar acessos e passar o trabalho adiante
Gestão · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Desligamento de colaborador no escritório de advocacia é o conjunto de providências para encerrar acessos, trocar senhas compartilhadas, recolher o que é do escritório e passar adiante prazos e processos que estavam com a pessoa. A LGPD (art. 46) exige medidas de segurança que protejam os dados pessoais de acessos não autorizados, e o roteiro de saída é uma delas.
A pessoa pediu demissão, terminou o estágio ou foi desligada. No último dia, o ponto é entregar crachá e equipamento. O que costuma ficar para trás são os acessos: o e-mail, o WhatsApp do escritório, a conta nos sistemas e as senhas que a pessoa conhecia. No desligamento de colaborador, o risco não é só a quebra de confiança, e sim o acesso que continua aberto sem ninguém perceber.
Por que o desligamento de colaborador é um momento de risco
Durante o vínculo, a pessoa recebe acessos conforme a função. Ao sair, esses acessos precisam sair junto. O art. 46 da LGPD exige que os agentes de tratamento adotem medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados. Um acesso que continua ativo depois da saída é um acesso não autorizado em potencial, e o encerramento dele faz parte dessa proteção.
Antes do último dia: o inventário
Liste tudo o que a pessoa acessa. Uma lista curta, feita com antecedência, evita esquecimentos:
- Sistemas do escritório, como o de gestão, o de e-mail e o de armazenamento.
- Contas compartilhadas, como a de redes sociais, a do WhatsApp do escritório e a de portais de tribunais.
- Senhas conhecidas pela pessoa, individuais ou compartilhadas.
- Aparelhos e arquivos, como notebook, celular, pendrive e pastas locais.
- Processos, prazos e tarefas que estão sob a responsabilidade dela.
O roteiro do dia da saída
- Desativar os acessos individuais. Comece pelo e-mail e pelo sistema de gestão.
- Trocar as senhas compartilhadas. Todas as que a pessoa conhecia. O risco das senhas coletivas está em senha compartilhada no escritório.
- Encerrar sessões abertas. Aplicativos de mensagem e e-mail permitem desconectar aparelhos.
- Recolher equipamentos e mídias. Confira o que a pessoa levou para casa.
- Passar adiante prazos e processos. Veja a seção abaixo.
- Lembrar o sigilo. Retome o termo assinado, se existir, como em termo de confidencialidade da equipe.
- Registrar a saída. Anote data, acessos encerrados e quem conferiu.
Passar prazos e processos adiante
O acesso desativado não resolve o que estava no nome da pessoa. Se ela cuidava de processos e prazos, alguém precisa assumi-los antes do desligamento. Nos planos do Adv3 com gestão da equipe, o que ficou no nome de quem foi desativado passa a aparecer como sem responsável, e quem gerencia a equipe pode passá-lo a outra pessoa. A lista de pendências de quem saiu deve ser entregue a quem assume, com os prazos em curso destacados. A situação de sócio que deixa o escritório tem questões próprias, em saída de sócio de escritório de advocacia.
O que costuma ficar de fora do inventário
Alguns acessos passam despercebidos: grupos de WhatsApp com clientes dos quais a pessoa participa, pastas compartilhadas na nuvem, calendários e agendas compartilhados, certificados digitais e tokens que estavam com ela e contas em portais de tribunais. Para cada um, defina quem fica com o acesso e se a senha ou o dispositivo precisa ser trocado. A revisão desses itens leva pouco tempo e evita que o acesso seja descoberto só quando algo der errado.
Permissões durante o vínculo
Boa parte do problema do desligamento se resolve antes dele. Quando cada pessoa tem acesso só ao que precisa, a saída deixa menos para fechar. O assunto está em permissões e acesso da equipe.
Cuidados com a conversa
O desligamento pode ser tenso. Algumas atitudes ajudam:
- avise a pessoa de que os acessos serão encerrados no último dia, sem tom de suspeita;
- peça a devolução dos materiais por escrito;
- evite discutir o motivo da saída no momento da entrega de acessos;
- registre a conversa se ela envolver orientações sobre sigilo;
- combine com a pessoa o que será dito a clientes e colegas sobre a saída, para que ninguém seja surpreendido.
Erros comuns
- Desativar o sistema e esquecer o e-mail. O e-mail costuma ser a porta de recuperação de outras contas.
- Manter a senha compartilhada. Quem saiu continua sabendo a senha.
- Deixar o WhatsApp do escritório conectado em um aparelho pessoal. A sessão aberta continua lendo conversas.
- Esquecer prazos. O acesso some, mas o prazo continua correndo.
Perguntas frequentes
O que é desligamento de colaborador no escritório?
É o conjunto de providências para encerrar acessos, recolher materiais e passar adiante o trabalho de quem sai.
Preciso trocar as senhas compartilhadas?
Sim, todas as que a pessoa conhecia. Senha compartilhada que permanece depois da saída mantém o acesso aberto.
O que acontece com os prazos de quem sai?
Continuam correndo. Nos planos do Adv3 com gestão da equipe, o que ficou com a pessoa desativada aparece como sem responsável até ser passado adiante.
A LGPD trata do desligamento?
O art. 46 exige medidas de segurança contra acessos não autorizados. Encerrar os acessos de quem saiu é uma aplicação prática dessa regra.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3, o titular pode desativar o acesso de um membro da equipe, e, nos planos com gestão da equipe, os prazos e processos dessa pessoa aparecem como sem responsável até serem passados adiante. O que ele não faz é encerrar contas externas, como e-mail, WhatsApp ou portais de tribunais, trocar senhas de outros sistemas ou recolher aparelhos. A Aurora gera apenas rascunhos, e o roteiro de saída continua sendo de quem gere o escritório.
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