Retenção de IR na nota do escritório: por que entra menos dinheiro do que o valor combinado
Financeiro · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
A retenção de IR na nota acontece quando o serviço advocatício é prestado por pessoa jurídica a outra pessoa jurídica: o tomador retém o imposto de renda na fonte e recolhe, e o escritório recebe o líquido. Costumam somar-se a ela as contribuições sociais federais e, em certos casos, o ISS. O valor retido não é perdido: ele é antecipação, e serve como crédito na apuração, desde que o comprovante seja guardado.
A nota foi de dez mil e caíram nove mil e poucos na conta. A retenção de IR na nota explica a diferença, e mesmo assim o controle financeiro do escritório vai acusar erro todo mês se ninguém registrar o que houve.
O que é a retenção de IR na nota
É o desconto do imposto de renda feito por quem paga, antes de repassar o valor ao prestador. Quem retém e recolhe é o tomador do serviço; quem recebe menos é o escritório. O Regulamento do Imposto de Renda trata da retenção sobre importâncias pagas por pessoa jurídica a outra pessoa jurídica pela prestação de serviços profissionais, e advocacia está entre eles.
A lógica é de antecipação: o valor retido é abatido na apuração do próprio escritório. Ele não some, desde que exista comprovante.
O que costuma ser retido, além do IR
| O que | Quando aparece |
|---|---|
| Imposto de renda na fonte | Serviço profissional prestado por pessoa jurídica a pessoa jurídica |
| Contribuições sociais federais | Pagamento por pessoa jurídica de direito privado, conforme a legislação aplicável |
| ISS | Conforme a lei do município e a natureza da operação |
| Contribuição previdenciária | Situações específicas, que dependem do vínculo e da natureza do serviço |
O quadro exato depende do regime tributário do escritório, do município e do tipo de tomador, e é conversa com o contador. Escritórios optantes pelo Simples Nacional têm regras próprias, e o pano de fundo está em Simples Nacional para advogados.
Onde o escritório erra no controle
- Lançar o valor bruto como recebido. A conta nunca fecha, e o erro se repete todo mês.
- Não pedir o comprovante de retenção. Sem ele, a compensação na apuração fica frágil.
- Combinar valor líquido com o cliente. Cliente que promete "dez mil na conta" está prometendo um valor bruto maior, e a diferença vira discussão.
- Ignorar a retenção na hora de precificar. O preço se pensa pelo bruto, e o caixa pelo líquido, como descrito em como definir o preço dos seus serviços.
O controle que resolve, em três campos
Para cada honorário recebido de pessoa jurídica, registre o valor da nota, o valor efetivamente recebido e a diferença retida. É pouco trabalho e resolve três coisas de uma vez: o caixa bate, o contador tem o que compensar e a conversa com o cliente sobre "quanto foi pago" tem uma resposta só.
Esse é o mesmo hábito que sustenta fluxo de caixa do escritório e a conferência do que entrou, que aparece em cobrança de honorários.
O comprovante de retenção é documento do escritório
O informe que o tomador emite é o que prova o imposto retido, e ele costuma chegar por e-mail, no fim do ano ou a cada pagamento. Guardar isso no lugar certo evita a correria de janeiro, e o lugar certo é o acervo do escritório, com nome que se ache, pelo que está em padrão de nomes de arquivo.
Sem o comprovante, o valor continua tendo sido retido, e a demonstração fica mais difícil. Cobre o informe do cliente com naturalidade: é obrigação de quem reteve.
Quando o cliente não retém, e deveria
Acontece, especialmente com empresa pequena. O escritório não pode obrigar ninguém a reter, e o efeito prático é que entra o valor cheio, e a apuração do próprio escritório acontece sem aquele crédito. O que não se deve fazer é tratar o valor a mais como receita extra: ele é o mesmo honorário, com tributação que será apurada de outra forma.
Na dúvida sobre quem deveria reter no seu caso, a resposta é do contador, e ela depende da natureza do tomador e do regime do escritório, o que também aparece em parceria com contador.
Perguntas frequentes
Cliente pessoa física retém imposto?
Pessoa física que contrata serviço advocatício em geral não faz retenção como fonte pagadora empresarial. A tributação do que o advogado recebe de pessoa física segue outro caminho, e para quem atua como pessoa física ela passa pelo livro-caixa do advogado.
Honorário recebido por alvará sofre retenção?
Depende da natureza do pagamento e de quem é a fonte pagadora. Valores levantados em juízo têm particularidades, e vale conferir caso a caso, com o percurso descrito em alvará de levantamento, RPV e precatório.
A retenção muda o valor do contrato?
Não. O contrato é pelo valor bruto, e a retenção é forma de recolhimento antecipado. Por isso o contrato deve falar em valor dos honorários, e não em quanto o escritório quer receber na conta.
O que fazer se o cliente reteve e não recolheu?
O comprovante e a nota sustentam a sua posição. O recolhimento é responsabilidade de quem reteve, e a discussão, quando aparece, é com o fisco e com o cliente, com a contabilidade no meio.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 o lançamento do honorário registra o valor combinado, a baixa do que efetivamente entrou e o comprovante anexado, o que deixa a diferença visível em vez de virar erro de caixa. O lançamento se amarra ao cliente e ao processo, e a tela soma o período. O que ele não faz é calcular imposto, apurar retenção, emitir nota nem substituir a contabilidade: o número que ele guarda é o que o contador usa.
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