Software para inventário: o caso com vários clientes e nenhum andamento
Organização · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Um software para inventário resolve três problemas que os demais sistemas jurídicos não enxergam: o caso tem vários clientes ao mesmo tempo, e não um; o acervo de documentos é uma matriz de pessoas contra bens, em que a falta é o estado normal por meses; e boa parte dos prazos não vem de publicação, vem do calendário civil e do fisco estadual.
Um sistema jurídico comum pergunta quem é o cliente e qual é o número do processo. Na sucessão as duas respostas falham juntas: os clientes são cinco, e o caso pode correr em cartório, sem número nenhum. É por aí que um software para inventário se separa dos demais.
Um software para inventário guarda vários clientes num caso
Herdeiros não são partes de um processo alheio: são todos clientes do mesmo escritório, com procurações separadas e documentos próprios.
Sistemas que amarram um caso a um cliente forçam uma escolha ruim. Ou se cadastra o espólio como um cliente fictício, e os documentos de cada herdeiro ficam soltos; ou se abre um caso por herdeiro, e a partilha aparece cinco vezes. Nos dois desenhos a pergunta simples, quem ainda não trouxe a certidão, fica sem resposta.
O que o cadastro precisa permitir é o vínculo de várias pessoas ao mesmo caso, com papel declarado: inventariante, herdeiro, cônjuge sobrevivente, cessionário. Papel importa porque muda quem assina o quê.
O interesse pode divergir no meio do caminho
Uma exigência que só a sucessão impõe: os clientes do mesmo caso podem passar a discordar. Um quer vender o imóvel, outro quer permanecer nele.
Isso tem efeito prático imediato sobre o sistema, e não é conforto: é controle de acesso. O que se registra sobre a negociação com um herdeiro não deveria estar visível a todos por padrão, e a conversa que vira conflito precisa estar registrada com data. É o mesmo raciocínio de permissões e acesso da equipe, aplicado a quem está de fora.
Quando o desacordo se instala, o caminho muda de via, e a matriz de decisão está em inventário extrajudicial ou judicial.
A pasta é uma matriz, não uma lista
No contencioso, o acervo do caso cresce por andamento. Aqui ele cresce por duas dimensões ao mesmo tempo:
| Documento exigido | |
|---|---|
| Por pessoa | RG, CPF, certidão de casamento ou nascimento, procuração, comprovante de residência |
| Por bem | Matrícula atualizada, IPTU, certidão de ônus, extrato bancário, documento do veículo |
| Do falecido | Certidão de óbito, testamento, certidões negativas |
| Do fisco | Declaração e guia de ITCMD, certidões da Fazenda |
A consequência é que a falta é o estado normal do caso durante meses. O que o escritório precisa ver não é a lista do que existe, é a lista do que falta e de quem depende. Sistema que só arquiva documento resolve metade do problema; o que resolve a outra metade é a pendência com nome e dono.
Os prazos não chegam sozinhos
Boa parte do calendário da sucessão não passa por publicação nenhuma.
O art. 611 do CPC manda instaurar o processo dentro de dois meses da abertura da sucessão, ultimando-o nos doze meses subsequentes, prazos que o juiz pode prorrogar. O art. 620 dá vinte dias, contados do compromisso, para as primeiras declarações do inventariante.
Ao lado deles corre o prazo fiscal do ITCMD, que é estadual, tem regra própria de contagem e costuma cobrar multa por atraso na declaração. Nenhum desses avisa sozinho, e no caso extrajudicial não há sequer sistema de tribunal para consultar.
Na prática, o controle precisa aceitar prazo digitado, com responsável e aviso, e não depender de captura de publicação. É a mesma exigência da abertura de processo no escritório para matéria que ainda não foi distribuída.
O que a Resolução 571/2024 acrescentou ao controle
A Resolução CNJ 571, de 26 de agosto de 2024, alterou a Resolução 35/2007 e criou situações novas para acompanhar.
- Interessado menor ou incapaz pode estar na escritura, mas a eficácia depende de manifestação favorável do Ministério Público, o que insere uma espera externa no meio de um procedimento de cartório.
- Havendo testamento, exige-se autorização judicial prévia da sucessão, ou seja, um processo judicial que antecede a via extrajudicial.
- O alvará consensual notarial do art. 11-A permite ao inventariante alienar bens do espólio sem alvará judicial, mediante condições.
São três estados intermediários que não existem em caso comum e que ficam invisíveis num sistema que só conhece "em andamento" e "encerrado".
A família quer saber, e pergunta a você
Cinco herdeiros geram cinco vezes mais contato do que um cliente. A pergunta é sempre a mesma e a resposta quase nunca mudou desde a semana passada.
É o caso em que o acesso do cliente ao andamento deixa de ser cortesia e vira redução de trabalho, tema de acompanhamento de inventário pela família.
Perguntas frequentes
Preciso de um sistema específico para sucessões?
Não. Precisa de um sistema que aceite caso sem número de processo, vários clientes no mesmo caso e checklist de documentos. Sistema exclusivo do nicho é raro e costuma custar mais do que resolve.
Como cadastrar o espólio?
Como caso, com os herdeiros vinculados como clientes e o inventariante marcado. Cadastrar o espólio como cliente único funciona no começo e atrapalha na hora de cobrar honorários e de dar acesso.
E se o caso for extrajudicial?
O caso existe do mesmo jeito, sem número de processo. O que muda é a origem dos prazos, que passam a vir do cartório, do Ministério Público e do fisco estadual.
Dá para cobrar honorários por herdeiro?
Dá, e costuma ser o desenho correto quando cada um contrata em separado. O financeiro precisa aceitar mais de um pagador para o mesmo caso.
O sistema calcula o ITCMD?
Não conte com isso. O imposto é estadual, com alíquota, base e obrigação acessória diferentes em cada estado.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 o caso pode existir sem número de processo, com vários clientes vinculados, documentos anexados ao caso e prazos digitados com responsável e aviso. O portal do cliente dá acesso ao andamento sem que alguém precise repetir a mesma resposta.
O que o Adv3 não faz: não tem cadastro próprio de bem do espólio nem de quinhão, não calcula ITCMD e não gera plano de partilha. A estrutura de bens continua em documento, e o que o sistema organiza é quem, o quê e até quando.