Conta bancária do escritório: por que separar da sua muda a gestão inteira
Financeiro · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
Enquanto a mesma conta paga o aluguel da sala e o supermercado de casa, o escritório não tem controle financeiro: tem um extrato. Separar a conta bancária do escritório é a providência que torna possível saber quanto entra, quanto sai e quanto sobra, e ela tem uma terceira camada que muita banca ignora: o dinheiro que é do cliente e apenas transita, que não pode se confundir com nenhuma das duas.
A pergunta "o escritório deu lucro este mês?" não tem resposta quando a conta bancária do escritório é a mesma da pessoa física. Não é falta de método: é falta de separação.
A conta bancária do escritório e as três camadas do dinheiro
- A conta pessoal, que recebe a retirada do sócio e paga a vida dele.
- A conta bancária do escritório, por onde entram honorários e saem as despesas da operação.
- O dinheiro do cliente, que entra e sai sem ser receita: adiantamento de custas, valor de acordo a repassar, levantamento judicial.
A terceira é a menos discutida e a mais delicada, porque misturá-la com o caixa próprio produz confusão contábil e, no limite, problema disciplinar, com o dever descrito em prestação de contas ao cliente.
O que muda quando a separação existe
| Pergunta | Com conta única | Com contas separadas |
|---|---|---|
| Quanto o escritório fatura? | Estimativa | O extrato responde |
| Quanto custa manter? | Ninguém sabe | A lista de custo fixo |
| Posso contratar alguém? | Sensação | Conta feita |
| Quanto posso retirar? | O que sobra na conta | O que o resultado permite |
A última linha é a que muda comportamento: com conta única, o sócio retira o que sobrou, o que significa retirar antes de pagar o que ainda vai vencer. Com separação, a retirada vira decisão, e o formato dela está em pró-labore na advocacia.
Como separar, na prática
- Abra a conta no CNPJ quando houver sociedade, inclusive unipessoal, assunto de sociedade unipessoal de advocacia.
- Quem atua como pessoa física também separa: uma conta só para a atividade, ainda que seja outra conta pessoal. O importante é o extrato ser legível, e ele alimenta o livro-caixa do advogado.
- Redirecione os recebimentos. Chave Pix, dados de transferência e boleto passam a apontar para a conta nova, pelo que está em receber honorários por Pix.
- Mova as despesas fixas para a conta do escritório, uma a uma, e não de uma vez.
- Defina a retirada mensal em valor fixo, com data.
O dinheiro do cliente não é seu, nem por um dia
Valor recebido em nome do cliente tem regra própria de conduta: ele precisa ser identificado, repassado e prestado contas. Três cuidados bastam:
- Registre a entrada como valor de terceiro, e não como receita.
- Repasse com comprovante, e guarde o recibo.
- Não use o saldo, nem temporariamente. É o ponto em que um problema de caixa vira problema ético.
Quando o valor vem por alvará ou depósito judicial, o percurso está em alvará de levantamento, RPV e precatório.
O extrato separado é o que torna o controle possível
Com a conta do escritório isolada, três controles ficam baratos: o que entrou por cliente, o que saiu por categoria e o que está previsto para vencer. É o suficiente para tomar decisão, e é a base do que está em fluxo de caixa do escritório.
Sem separação, qualquer sistema financeiro vira um lugar onde se digita duas vezes a mesma bagunça, o que também aparece em software financeiro para advogados.
Tarifa, e o que olhar ao escolher o banco
Conta empresarial costuma custar mais que conta pessoal, e a diferença entre bancos é grande. Três itens decidem na prática: tarifa mensal do pacote, custo por transferência recebida e facilidade de dar acesso de consulta a quem cuida do financeiro sem entregar poder de movimentar.
O terceiro é o mais esquecido e o que mais importa em escritório com equipe: quem concilia o que entrou não precisa poder pagar nada, e o banco que só oferece acesso total obriga a compartilhar senha, o que é exatamente o que não se deve fazer, pelo que está em senha compartilhada.
O que isso não resolve
Separar contas não aumenta receita nem reduz despesa: torna as duas visíveis. E não substitui contabilidade: apuração, imposto e obrigação acessória continuam com o contador, com a divisão de trabalho descrita em parceria com contador.
Perguntas frequentes
Preciso de conta pessoa jurídica?
Se há CNPJ, sim, e as tarifas variam bastante entre bancos. Quem atua só como pessoa física pode usar uma segunda conta pessoal dedicada à atividade, desde que ela seja realmente dedicada.
Posso pagar despesa pessoal pela conta do escritório?
Evite, mesmo com CNPJ próprio. Além de embaralhar o controle, a mistura é problema contábil e pode ser problema fiscal.
E se o cliente pagar na minha conta pessoal por engano?
Registre, transfira para a conta do escritório e anote a operação. O que não se deve fazer é deixar o valor onde caiu, porque ele desaparece do controle.
Vale ter uma conta só para dinheiro de cliente?
Em escritório que movimenta valores de terceiros com frequência, ajuda bastante. Em banca pequena, um controle identificado dentro da conta do escritório costuma bastar, desde que o registro seja rigoroso.
Como o Adv3 trata isso
O Adv3 não é banco e não se conecta à sua conta: não importa extrato, não faz conciliação automática e não dá baixa por retorno bancário. O que ele faz é o registro do lado de cá: receita e despesa lançadas com categoria, vencimento, forma de pagamento e comprovante anexado, ligadas ao cliente e ao processo, com a baixa dada por uma pessoa quando o dinheiro entra ou sai, e a soma do período na tela.
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