Descarte de documento no escritório: quando jogar fora, como destruir e o que nunca se apaga
Segurança · · 5 min de leitura · Equipe Adv3
O descarte de documento no escritório tem duas metades que ninguém junta: decidir o que pode sair, que é critério jurídico, e destruir de forma segura, que é procedimento. Papel com dado de cliente não vai ao lixo comum, arquivo digital apagado precisa sair também das cópias, e o que é original de terceiro não se descarta sem combinar. Guardar tudo para sempre parece prudente e aumenta o risco.
A sala tem oito caixas de processos encerrados há mais de dez anos. O descarte de documento em massa parece libertador, e é exatamente aí que mora o problema.
Descarte de documento começa por uma pergunta de propriedade
Antes de qualquer prazo, decida de quem é aquele papel. São três categorias, e elas têm destinos diferentes:
- Do cliente. Original entregue por ele continua sendo dele. Não se descarta: devolve-se, ou guarda-se, e a responsabilidade por sumiço está em extravio de original do cliente.
- Do escritório, com utilidade futura. Contrato de honorários, comprovante de pagamento, prestação de contas.
- Do escritório, sem utilidade. Cópia de peça, publicação impressa, rascunho, minuta antiga.
Só a terceira categoria sai fácil. As outras duas exigem decisão consciente.
Guardar tudo para sempre não é o lado seguro
É o erro mais comum, e ele parece cautela. Acervo que só cresce produz três custos: espaço físico ou digital, tempo procurando no meio do que não importa, e risco, porque tudo o que está guardado pode vazar.
A LGPD trabalha com a ideia de necessidade: dado pessoal se mantém pelo tempo necessário à finalidade. Conservar dado de cliente de 2011 sem motivo é o oposto disso, e o inventário de como aplicar está em LGPD no escritório de advocacia.
Os prazos que costumam reger a guarda
| Tipo | Referência prática |
|---|---|
| Documento do processo encerrado | Enquanto houver possibilidade de discussão, incluindo execução e rescisória |
| Contrato de honorários e recibos | Enquanto puder haver cobrança ou prestação de contas |
| Documentos fiscais do escritório | Pelo prazo de guarda fiscal e trabalhista aplicável |
| Documento de terceiro | Não se descarta: devolve-se |
O critério para processo encerrado, e a lista do que guardar por mais tempo, está em arquivamento de processos encerrados. Na dúvida entre descartar e manter, mantenha, e revise no ano seguinte.
Destruição segura, que é a metade esquecida
Decidir o que sai é só metade. A outra é como sai:
- Papel com dado pessoal vai para fragmentadora, e não para o lixo nem para a reciclagem sem triturar. Documento de cliente encontrado no lixo de um escritório é incidente de segurança e quebra de sigilo ao mesmo tempo.
- Contratou serviço de destruição? Peça certificado, e confira que o contrato prevê sigilo.
- Arquivo digital apagado precisa sair também da lixeira, das cópias de segurança na medida em que elas se renovam, e dos dispositivos pessoais de quem trabalhou nele, pelo que está em computador pessoal no trabalho do escritório.
- Equipamento que sai do escritório precisa ser limpo antes: notebook vendido com acervo dentro é vazamento com endereço.
O que nunca se apaga por conveniência
Documento que esteja sob discussão, sob ordem judicial de preservação ou que seja objeto de investigação não se descarta, mesmo vencido o prazo de guarda. E em caso penal há a cadeia de custódia da prova, com regras próprias, tratadas em prova digital e cadeia de custódia.
Também não se apaga o que sustenta a sua defesa: a peça protocolada, o comprovante de que o cliente foi avisado, a autorização recebida. Esse material é o que separa a palavra de um do registro do outro, e ele vive melhor no caso do que na memória, pelo que está em linha do tempo do caso.
Como fazer isso uma vez por ano, sem virar projeto
Um dia por ano resolve o acervo de um escritório pequeno:
- Separe por ano de encerramento, e trabalhe só nos anos que já passaram do prazo de guarda.
- Abra cada caixa e procure o que é de terceiro, que é o único item que exige atenção individual.
- Registre o que foi destruído, com data e descrição genérica. É um papel só, e ele responde a pergunta que aparece depois.
- Digitalize o que valer a pena antes, pelo critério de digitalização de processo físico.
Perguntas frequentes
Preciso avisar o cliente antes de descartar o que é dele?
Sim, e o melhor momento é antes: combine na contratação e no encerramento o que acontece com os documentos. O procedimento de fechamento está em encerramento de caso.
Posso descartar o papel depois de digitalizar?
O que é do escritório, sim, respeitando o prazo de guarda. O que é do cliente, não sem combinar. E documento que exige original para algum ato continua exigindo.
Quanto tempo guardar processo encerrado?
Não há prazo único. O critério prático é o tempo em que ainda pode haver discussão sobre aquele caso, e ele varia com a matéria.
Backup antigo também precisa ser descartado?
Precisa entrar na política: cópia de segurança que guarda para sempre mantém vivo o que você decidiu apagar. A régua de retenção está em backup no escritório de advocacia.
Como o Adv3 trata isso
No Adv3 o documento excluído vai para a lixeira e pode ser recuperado, e o acervo fica ligado ao cliente e ao processo, o que torna possível decidir o descarte por caso, e não por pasta. O escritório exporta o que quiser levar antes de apagar qualquer coisa. O que ele não faz é descartar sozinho por prazo de guarda, destruir papel nem apagar o que está fora dele: a decisão do que sai continua sendo de gente, e o papel exige fragmentadora.
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